Automatização de processos muda papel do gestor fiscal

Há alguns anos acompanhando a área de fiscal de perto, tenho percebido uma grande mudança no papel do gestor fiscal. Hoje, ele assume uma função mais estratégica dentro das corporações. Sua atribuição deixou de ser apenas burocrática e adotou um caráter fundamental no planejamento das empresas, representando uma peça importante na gestão de processos das corporações.

Com a introdução da NF-e e a digitalização dos processos fiscais (SPED, EFD), boa parte do trabalho burocrático foi automatizado. Em uma primeira leitura pode-se incorrer no erro de acreditarmos que o trabalho da área fiscal foi facilitado. Porém, esta nova maneira de manipular os documentos demanda do gestor fiscal uma visão ainda mais abrangente do negócio da empresa.

O grande volume de documentos fiscais eletrônicos que uma empresa recebe principalmente em se tratando de NF-e Mercantil, gerou uma nova função para os responsáveis pela área fiscal. Por determinação legal, a validade e a autenticidade deste documento são de responsabilidade do emissor e do receptor do mesmo.

A empresa que recebe uma NF-e por meio de seu arquivo XML tem a obrigação de consultar junto às Secretarias de Fazenda de origem, a validade deste documento. Isso deve ser feito através da chave de codificação digital (hash code) composta de mais de 40 caracteres. Esta consulta idealmente deve ser feita no recebimento da nota e após o prazo de cancelamento da mesma.

Além disso, em alguns casos o arquivo XML esta em desacordo com o esquema (schema) pode estar danificado ou corrompido, devido a um erro no ERP ou no sistema do emissor, ou até mesmo uma má-fé do seu fornecedor.

Já em se tratando das notas emitidas, é importante para a sua segurança que o receptor receba este documento, e que a sua empresa tenha como rastrear este processo. Perguntas como: Quem? Quando? Onde? Podem ser cruciais no caso de uma fiscalização.

Após todas estas verificações, checagens e validações, ainda persiste a necessidade de ter estes documentos disponíveis de maneira simples, pois o acesso à nota fiscal pode ser necessário para diferentes usuários, tanto internos, quanto externos à empresa. Se um contador precisar visualizar ou mesmo ter acesso ao arquivo XML de uma NF-e, por exemplo, se não houver fácil acesso, esse processo pode gerar um enorme fluxo de trabalho para localizar e enviar a nota.

O ideal é que estas informações estejam disponíveis, para que, de forma segura e rastreável, as pessoas possam acessar ou ter visibilidade deste documento com simplicidade, segurança e agilidade. Também é preciso que o gestor fiscal crie uma classificação dos documentos fiscais eletrônicos, dentro de um ambiente da alta-disponibilidade, que cumpra com os níveis segurança mais exigentes do mercado.

Alternativas de BPO (Business Process Outsourcing) são uma excelente opção para contribuir com as novas exigências que recaem sobre o gestor fiscal. É preciso contar com fornecedores que oferecem, através de um portal seguro e com alta disponibilidade, uma opção simples e eficiente para gestão dos documentos ficais de sua empresa, onde você pode controlar de forma segura o acesso de todas as pessoas envolvidas com tal documento e ter a tranquilidade de que o sistema está, de forma automatizada, fazendo todas as verificações necessárias para que haja segurança no processo.

As empresas que derem este passo em direção à convergência fiscal terão a segurança que seus documentos fiscais estão válidos e disponíveis para quando for necessário.

Lauro Parente