Como o RH está preparando-se para a chegada do eSocial ?

[Guilherme Pontes]

Por Patrícia Bispo

Outubro de 2014. Essa é a data final para que as grandes empresas, com receita anual superior a 78 milhões de reais possam se adaptar ao eSocial (Sistema de Escrituração Fiscal Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas). Já para as médias e as pequenas empresas, esse período foi estendido para janeiro de 2015.

Apesar de parecer que há tempo suficiente para as novas adaptações, o profissional de Recursos Humanos precisa realizar muitos ajustes para conviver com a nova realidade que promete mexer com seu dia a dia. Afinal, o eSocial pretende integrar todas as informações fiscais, trabalhistas e previdenciárias em uma única base de dados, o que permitirá ganhos tanto para quem envia as informações, no caso as organizações, quando para o Fisco, que terá a oportunidade de cruzar dados e encontrar possíveis irregularidades. Quem não estiver pronto para o eSocial, cedo ou tarde, terá que se entender com o Governo Federal e as implicações legais podem render muita dor de cabeça.

Mas como as organizações e especificamente as áreas de Recursos Humanos estão trabalhando para lidar com essa nova realidade que se aproxima? Na Certel e na Certel Energia, organizações situadas no Rio Grande do Sul, por exemplo, a alternativa encontrada foi literalmente usar a criatividade, arregaçar as mangas e se antecipar à data estabelecida para a incorporação do eSocial. As duas empresas contemplam entre suas atividades: distribuição e geração de energia elétrica; fabricação de artefatos de cimento, serviço de provedor de internet, incorporadora imobiliária e rede de lojas de móveis, de eletrodomésticos e material de construção.

A diversidade dos negócios desenvolvidos e a rede de 70 lojas representou o maior desafio para a incorporação do eSocial, pois diferentemente de uma indústria onde os colaboradores estão fisicamente em um mesmo local, no varejo os profissionais encontram-se em várias unidades, o que dificulta a comunicação e o fluxo de documentos.

De acordo com Alexandre Marcelo Schneider, gerente de Recursos Humanos da Certel, o desafio mais expressivo para o e-Social foi, sem dúvida alguma, a descentralização de unidades. Com lojas e pontos de atendimento situados em dezenas de cidades no Estado do Rio Grande do Sul, as operações aparentemente simples, como a contratação de um colaborador, requeriam um enorme tráfego de documentos. Para a maioria das empresas do Brasil que contam com unidades descentralizadas, sem suporte administrativo no local, documentos de profissionais recém-contratados necessitam de envio para a matriz, para impressão dos contratos e outros formulários que são devolvidos à unidade de origem, onde são coletadas as assinaturas do novo colaborador.

Nesse percurso, além da demora, o extravio de documentos é um risco constante. Dependendo da localização, algumas empresas enfrentam prazos que podem superar uma semana, apenas para o envio e o retorno dos documentos de um novo colaborador, mesmo que a legislação preveja, por exemplo, que a Carteira de Trabalho não pode ser retida por mais de 48 horas.

Na Certel, esse fluxo de documentos foi uma das dificuldades elencadas por um grupo multi-disciplinar e multi-setorial formado exclusivamente para preparar a empresa para o e-Social. “Apesar das mudanças afetarem em menor ou maior grau vários setores da empresa, o grupo foi formado por colegas dos setores que são diretamente responsáveis pelos principais processos abarcados pelo e-Social. Além da equipe de RH, participam representantes da área contábil de cada uma das empresas do grupo, colegas da área de Segurança e Medicina do Trabalho e da área de logística e patrimonial, que estabelecem a maior parte dos contratos com prestadores de serviço terceirizados”, explica o gerente de RH.

A solução da operação da área RH encontrava-se, ainda em um processo inusitado: o fluxo dos processos de aprovação de crédito dos clientes da empresa (crediário das lojas). Baseado no modelo de fluxo de documentos da área de crediário, um fornecedor parceiro concordou em desenvolver uma parceria para adaptar seu sistema à necessidade do departamento de Recursos Humanos.

O fornecedor, até aquele momento, realizava suporte somente à área de crediário: através de sua estrutura na internet, os dados dos clientes eram digitalizados (scanner) e armazenados digitalmente, permitindo facilidade na localização, evitando o fluxo de papel com reprografia (cópias em papel) e permitindo que Central de Cobrança – na matriz – realizasse a análise de crediário em tempo real, para os clientes em atendimento nas lojas. A sugestão, então, foi aproveitar esse sistema para realizar de forma similar a gestão de documentos dos colaboradores contratados nas lojas.

Resultados - Para se ter uma ideia de como a proposta deu resultado, hoje o colaborador da Certel de qualquer cidade, digitaliza seus documentos (certificados, fotos etc,) na própria loja em que atua, o Departamento de Pessoal cadastra seus dados e imediatamente retorna, também por meio digital e workflow pré-estabelecido, os contratos preenchidos para coleta de assinaturas. Entre os documentos retornados à loja, consta inclusive um modelo personalizado para orientação no preenchimento da Carteira de Trabalho.

Comunicação interna – Para que um processo complexo que envolve o eSocial conseguisse fluir, a Certel recorreu à comunicação interna. Alexandre Marcelo Scheider menciona que a companhia realiza, a cada mês, uma reunião geral com todos os colaboradores. Nesse encontro o assunto foi abordado, mencionando como a mudança poderia impactar no dia-a-dia de cada colaborador. As mesmas informações foram, também, destacadas no jornal interno e na intranet da empresa.

De maneira mais aprofundada, salientando os processos que diretamente têm impactos e com a mudança foram realizadas reuniões presenciais e à distância com todos os gestores, tanto da matriz, quanto das unidades externas. Um newsletter virtual, destinado especificamente a este público, informa periodicamente os ajustes que vem acontecendo nos processos, explicando a motivação e a importância de cada um deles.

Ajustes - Os processos relacionados ao e-Social estão necessitando de ajustes e vêm sendo gradativamente comunicados aos colaboradores da Certel. Vale salientar que sempre é realizada uma comunicação antes da implantação, explicando o que mudará e o motivo, e imediatamente depois da implantação, relembrando o que modificou no processo. De maneira adicional, foi implementado um “F.A.Q.” (Perguntas mais frequentes) na intranet onde são abordados os questionamentos mais comuns registrados no sistema de chamados da área de atendimento do RH.

Especificamente com relação à nova sistemática de contratação utilizando o envio virtual e digitalizado, trata-se de um sistema aberto. O processo inicial já sofreu modificações e pode ser alterado a qualquer momento em função de novas necessidades. No momento atual, a principal alteração vem acontecendo com o foco de implantar o uso do mesmo sistema para um leque maior de processos como, por exemplo, rescisões e registro de atestados médicos.

Por fim, o gerente de RH da empresa afirma que o e-Social, com mínimas exceções, não traz nenhum regramento novo, ou seja, ele não criou nenhuma lei. Os registros e os documentos que o eSocial exige já estavam previstos há muito tempo na legislação. Sua única novidade está na forma e periodicidade desses registros. A Justiça do Trabalho, o Governo Federal e outras entidades já utilizam e preferem uma gestão mais digital dos seus processos, não se justifica que a empresa deixe de utilizar isso a seu favor. Portanto, de alguma maneira, o e-Social vai acabar equilibrando o trâmite funcional entre as diversas empresas. Aquelas empresas que usavam do artifício de “não-fazer” ou “fazer errado”, terão maior dificuldade ou risco se desejarem continuar com o mesmo método.

“Mesmo que o e-Social não fosse uma exigência, mais cedo ou mais tarde, o RH teria se adaptar. Processos funcionais com falhas ou administrados de maneira informal, acabam desfocando e atrasando as estratégias de Recursos Humanos. Não há mais espaço para ficar apagando incêndios todo o dia, ao menos não aqueles que podem ser controlados. Os processos de gestão funcional sempre serão a base do RH, onde tudo inicia. Porém, quanto mais a Gestão de Pessoas otimizar estes processos, mais conseguirá tempo para focar as grandes estratégias de desenvolvimento da empresa. O e-Social pode ser a oportunidade para repensar os modelos operacionais na área de RH, agregando tanto em produtividade quanto na percepção de confiabilidade por parte dos seus clientes principais: direção, governo e, principalmente, o colaborador”, conclui.

Fonte: RH.com

http://www.rhblog.com.br/e-social/como-o-rh-esta-preparando-se-para...