Como preparar seu sistema ERP para emissão da NFS-e

[Pollyana Flores Maciel]

Por Maicon Klug

O projeto do SPED, tendo como precursor principal a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), trouxe uma mudança de paradigma ao Fisco e aos contribuintes brasileiros. Esta evolução vem ocorrendo de forma muito rápida e começa a ganhar uma proporção maior com as Notas Fiscais de Serviços Eletrônicas (NFS-e) nos municípios.
Mas, diferentemente da NF-e, a NFS-e apresenta aspectos tecnológicos que dão muito trabalho às equipes de TI das empresas. A falta de um padrão de integração entre os sistemas das prefeituras com os sistemas dos contribuintes é uma das principais dificuldades, além das diferenças nas regras de comunicação, certificação digital, volume de informações e outras características que podem variar de acordo com cada município.
Uma das formas de preparar o sistema de gestão (ERP) para a emissão da NFS-e é desenvolver a comunicação com o portal da prefeitura. E essa não é uma atividade simples, principalmente para empresas que precisam emitir NFS-e em várias cidades. Para desenvolver essa integração as empresas precisam contar com o apoio e as informações do município e muitas vezes, é necessário adequar tantas características que o processo se torna inviável.
O primeiro passo para a adequação é levantar as cidades onde a empresa possui filiais e verificar quais desses municípios possuem a emissão através da NFS-e. Uma vez identificados os municípios, é necessário entender como funciona a NFS-e em cada uma das cidades e obter a documentação que explica detalhadamente como desenvolver a integração com o ambiente de recepção dos RPS. Depois, é preciso estudar a documentação disponibilizada. Em geral, cada prefeitura possui uma forma diferente de integrar.
Na área da programação, é preciso mapear as alterações necessárias e estruturar o ERP, desenvolver as adequações respeitando as regras de comunicação e validação de cada prefeitura. Para testar, é necessário solicitar o credenciamento das filiais em cada uma das cidades e iniciar o envio dos arquivos. Conforme os arquivos forem sendo enviados, os ajustes no sistema vão ocorrendo em paralelo. Por fim, é necessário destinar uma equipe para controlar as mudanças de legislação em cada cidade e efetuar a respectiva manutenção no sistema de NFS-e.
A opção mais viável, e com menor custo, é efetuar a integração com um sistema especialista em NFS-e. O sistema especialista tem como finalidade permitir a integração facilitada com os municípios, o que elimina a necessidade de proceder com todas as atividades citadas acima. E o ERP fica responsável apenas por desenvolver a exportação de um arquivo para o sistema de NFS-e.
O sistema de NFS-e funciona como um middleware, gateway ou mensageiro. Ele faz uma “ponte” entre o sistema de gestão e o ambiente da prefeitura, tratando as regras de comunicação de cada município. Neste formato, o ERP precisa apenas criar a comunicação com o emissor de NFS-e, não com o ambiente de cada prefeitura. E, como o modelo de integração com o emissor de NFS-e é único, o ERP tem menor custo de desenvolvimento e manutenção.
Neste cenário, cabe a empresa desenvolvedora do software de gestão pesquisar os municípios com nota eletrônica, estudar a documentação, implementar o desenvolvimento da integração, tratar as regras de comunicação, assinatura digital e manter tudo conforme ocorram atualizações. Desta forma, ela desonera a empresa contribuinte, ou a empresa desenvolvedora de sistemas de gestão de investimentos em tais atividades. O investimento por parte delas se resume a desenvolver a integração entre o ERP e o emissor NFS-e.

 

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