ES - Instituído o Sistema de Gestão de Documentos Arquivísticos Eletrônicos (e-Docs) - Decreto 4.411-R/2019

[José Adriano]

DECRETO N° 4.411-R, DE 18 DE ABRIL DE 2019

(DOE de 22.04.2019)

Institui o Sistema de Gestão de Documentos Arquivísticos Eletrônicos (e-Docs)

O GOVERNADOR DO ESTADO DO ESPÍRITO SANTO, no uso da atribuição que lhe confere o inciso V, “a” do art. 91 da Constituição Estadual, em conformidade com as informações contidas no processo n° 85587265,

CONSIDERANDO a necessidade de aumentar a eficiência e transparência dos processos administrativos;

CONSIDERANDO as disposições do Decreto que dispõe sobre o uso do meio eletrônico para a realização de processo administrativo no âmbito dos órgãos e das entidades do Poder Executivo Estadual;

DECRETA:

Art. 1° Fica instituído o Sistema de Gestão de Documentos Arquivísticos Eletrônicos (e-Docs) no âmbito da Administração Pública Direta, Autárquica e Fundacional do Poder Executivo do Estado.

Art. 2° O e-Docs é um sistema corporativo de gestão de documentos arquivísticos eletrônicos, que contempla os procedimentos de autuação, captura, despacho, tramitação, classificação, temporalidade, arquivamento e destinação final.

Parágrafo único. A gestão do e-Docs ficará a cargo da Secretaria de Estado de Gestão e Recursos Humanos (SEGER).

Art. 3° Para o disposto neste Decreto, consideram-se as seguintes definições:

I – SEP: Sistema Eletrônico de Protocolo.

II – Siarhes: Sistema Integrado de Administração de Recursos Humanos do Espírito Santo.

III – Plano de Classificação de Documentos (PCD): Esquema de distribuição de documentos em classes, de acordo com métodos de arquivamento específicos, elaborado a partir do estudo da estrutura e funções de uma instituição e da análise dos arquivos por ela produzidos.

IV – Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD): Instrumento de destinação, aprovado por autoridade competente, que determina prazos, condições de guarda, tendo em vista a transferência, recolhimento e eliminação de documentos.

V – Documento Arquivístico: Conjunto de documentos avulsos e processos administrativos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.

VI – Unidades Organizacionais: Correspondem a áreas e setores, inseridos na estrutura formal do organograma do Estado, que despacham ou tramitam documentos arquivísticos.

VII – Processo Administrativo: Conjunto de atos administrativos sucessivos e conectados, praticado pela Administração Pública com o objetivo de satisfazer determinadas finalidades de interesse público.

VIII – Documento Avulso: Documento produzido ou recebido por órgãos públicos que necessita de rastreabilidade e pode vir a ser vinculado ou não a um processo administrativo.

Art. 4° Os órgãos da Administração Direta, Autárquica e Fundacional utilizarão o e-Docs para autuar, despachar e tramitar documentos arquivísticos por meio eletrônico.

§ 1° A utilização prevista no caput será detalhada por meio de Portaria emitida pela SEGER, observada a evolução do sistema.

§ 2° Os órgãos que utilizam outros sistemas para autuação e tramitação de documentos arquivísticos deverão integrá-los ao e-Docs, por meio de barramento de integração que garanta a interoperabilidade entre eles.

Art. 5° Os órgãos da Administração Direta, Autárquica e Fundacional deverão indicar à SEGER, no mínimo, 2 (dois) servidores que serão os pontos focais para as ações de implantação e manutenção do e-Docs.

Art. 6° Os órgãos da Administração Direta, Autárquica e Fundacional deverão elaborar ou revisar o seu Plano de Classificação de Documentos e Tabela de Temporalidade de Documentos referentes às atividades finalísticas, conforme padrão estabelecido pelo Programa de Gestão Documental do Governo do Estado do Espírito Santo (Proged), e encaminhá-los ao Arquivo Público do Estado do Espírito Santo (APEES) para aprovação.

Parágrafo único. O APEES será responsável por inserir as informações do Plano de Classificação de Documentos e Tabela de Temporalidade de Documentos no e-Docs.

Art. 7° Os órgãos da Administração Direta, Autárquica e Fundacional deverão manter atualizados no Siarhes:

I – Nome e sigla de todas as Unidades Organizacionais vigentes no órgão;

II – Cargo/função dos servidores públicos em suas respectivas Unidades Organizacionais;

III – Responsável por cada Unidade Organizacional.

Art. 8° Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação.

Art. 9° Ficam revogadas as Portarias Conjuntas SEGER/SEG/PRODEST/APEES N° 001 de 01/08/2018 e N° 002 de 30/11/2018.

Palácio Anchieta, em Vitória, aos 18 dias do mês de abril de 2019, 198° da Independência, 131° da República e 485° do Início da Colonização do Solo Espírito-santense

JOSÉ RENATO CASAGRANDE
Governador do Estado

LENISE MENEZES LOUREIRO
Secretária de Estado de Gestão e Recursos Humanos

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