eSocial - Pense pequeno neste grande projeto

[Guilherme Pontes]

Por Juliano Stedile
O eSocial é a “bola da vez” na lista de desafios do SPED para 2014. O projeto tem sido foco de debates entre governo, empresas, profissionais contábeis e de administração, além de desenvolvedores de sistemas e soluções de tecnologia da informação.
Mas afinal, qual o real tamanho deste megaprojeto? Do que ele se abastece? É um livro digital, ou é composto por eventos distintos? Que reflexos terá no dia a dia das empresas? Precisarei ter um sistema especializado para atender ao eSocial? Estas são apenas algumas das muitas questões que devem ser respondidas.
Responsável por quebrar paradigmas dentro das empresas, o eSocial integrará áreas de apoio habituadas a operar de forma independente, cada qual no seu ritmo. Todas precisarão integrar informações que naturalmente já são relacionadas, mas que acabam segregadas na hierarquia organizacional dos contribuintes.
Talvez a forma mais fácil de entender o eSocial seja compará-lo com algo que temos próximo a nós, que faça parte da nossa realidade. Quando se começou a falar sobre esta obrigação, a reação natural de quem pensava neste projeto era equipará-lo com outros livros digitais, como a EFD-ICMS/IPI ou Contribuições.
Seria uma obrigação periódica, gerada por um sistema especialista que agregaria todas as informações necessárias, a partir dos sistemas de origem, com todos os desafios de integração e consistência entre informações inerentes a um processo desse tipo? Na realidade, não é nada disso.
O melhor a fazer é comparar o eSocial à Nota Fiscal eletrônica. Claro que os colaboradores de uma empresa não podem ser comparados às mercadorias de uma nota fiscal, mas a forma de operação dos dois projetos é semelhante, por meio de eventos. Admitiu um colaborador? Registre um evento no ambiente do eSocial. Demitiu alguém? Adivinhe, outro evento deverá ser acionado. Folha de pagamento processada? Mais um evento do eSocial que deverá se acionado.
Assim como a NF-e, o eSocial não altera a legislação. Tudo continua igual – as mesmas obrigações, os mesmos prazos – apenas de forma digital. A grande preocupação é que, com a digitalização das obrigações, surgem os mecanismos eletrônicos de fiscalização.
Praticamente todos os processos realizados nas áreas de recursos humanos das empresas, bem como nas de apoio ao RH envolvendo os colaboradores, direta ou indiretamente, estarão vinculados a algum evento do eSocial. Esta situação está deixando as empresas em estado de alerta.
Sim, são muitos os eventos no eSocial – mais de 40. É fato que as empresas terão que acionar todos eles, em algum momento dentro dos seus processos. Parece – e é – um trabalho hercúleo. Cada um destes eventos corresponde a um momento específico, vinculado a um processo diferente, tratado por um sistema específico dentro da organização.
Eventos específicos, acionados em determinados processos, poderão ser tratados em momentos específicos, casos como o A50 – atestado de saúde ocupacional. Será verdade no dia a dia das empresas, assim como em tempos de projeto de implantação do eSocial.
Pensando desta forma conseguimos entender que não se trata de um “monstro de sete cabeças”. Certamente não podemos ser ingênuos ao ponto de presumir que este será um projeto de fácil realização e implantação – pelo seu escopo, diversas áreas das empresas estarão envolvidas, pela legislação complexa que somos obrigados a cumprir.
Contudo, ele não deve necessariamente demandar um sistema especialista, nem integrações: os eventos do eSocial deverão ser acionados exatamente no momento em que os processos ocorrerem, dentro das empresas, no interior de seus sistemas. Logo, a melhor abordagem para tratar algo dessa magnitude é o tradicional “dividir para conquistar!”.
Portanto, cada evento pode, e deve, ser trabalhado de forma pontual e a seu tempo, observando-se seus regramentos de acordo com a CLT, normas tributárias e da legislação previdenciária. Vários eventos, inclusive, poderão ser tratados paralelamente em um mesmo projeto de implantação do eSocial sem muitos dos fatores complicadores que normalmente decorrem deste tipo de abordagem.
Essa deve ser a chave para o sucesso na implantação do eSocial: pensar pequeno. Um passo de cada vez. Assim, poderemos repetir a façanha do frágil Davi, que venceu o gigante Golias.

Fonte: http://www.contabeis.com.br