NF-e e SPED: como evitar uma Babel de arquivos eletrônicos

[Geraldo Nunes]

Apontado como paradigma de eficiência a ser copiado por outros países, o novo modelo brasileiro de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) ultrapassou, em maio último, a marca de 620 adesões, segundo cálculos do governo, o que representa, na prática, algo em torno de 98% de todo o volume de notas emitidas no País.
Entretanto, à parte os bons indicadores, a universalização do SPED (Sistema Público de Escrituração Digital), do qual a NF-e é o principal pré-requisito, ainda precisará enfrentar muitos desafios. Entre eles, um dos mais expressivos é, sem dúvida, o desafio tecnológico, para o qual boa parte das empresas ainda está sem preparo.
Questões culturais e dificuldades financeiras são as partes mais visíveis do problema. Na prática, um obstáculo descomunal para empresas de todos os portes – mas, principalmente, as menores – se dá pela gigantesca quantidade de arquivos eletrônicos que a substituição do papel acaba acarretando para todas, gerando assim o risco de uma Babel organizacional sem precedentes.
Ainda em seu relatório de maio, a Secretaria de Receita Fazendária já contabilizava algo em torno de 2,64 bilhões de notas eletrônicas emitidas no País. O número, já estratosférico por si, representa apenas uma parte dos documentos digitais gerados pelo novo sistema.
Se levarmos em consideração todos os documentos acessórios, como cópias de segurança, comprovantes de envio ao Fisco e mais a cópia eletrônica do documento auxiliar usado para o transporte, iremos chegar a um volume em torno dos 13 bilhões de documentos. Só isto já dá uma ideia da inédita estrutura de controle que está sendo exigida às empresas.
Nem todas as empresas se deram conta deste fato. Um erro comum, é que parte delas se considera quites com as novas exigências do governo, a partir da simples autorização de emissão da NF-e pela Secretaria da Fazenda e de outros trâmites básicos, como o envio do arquivo XML para o comprador e a garantia da respectiva DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica), que acompanha o transporte da mercadoria.
De fato, estas três tarefas traduzem o trâmite mínimo de uma NF-e. Mas o problema está em garantir a adequada custódia desses arquivos pelo prazo de cinco anos (fora o vigente) e sua pronta localização, entre milhões de documentos digitais, em caso de fiscalização ou qualquer querela jurídica.
Há casos bem graves ao longo de todo o País, em que as empresas mantêm a guarda de tais arquivos em meros CDs, ou em um drive qualquer de rede, sendo que muitos os deixam na própria caixa de e-mail com milhares de arquivos banais. Há ainda quem simplesmente os exclua por entender, erroneamente, que não existe obrigação em guardar estes arquivos.
Muitas gerências, aliás, não possuem um mapeamento claro dos diretórios e dos discos em que tais arquivos se encontram. E são também muito poucas as empresas que têm planos de contingência para a área.
Numa análise geral da questão, podemos dizer que, do ponto de vista do SPED, a principal dificuldade das empresas é acompanhar e verificar a validade do ciclo de escrituração. Inclui-se aí, por exemplo, a verificação da autenticidade das notas fiscais, em todo seu conteúdo, antes de contabilizá-las.
Sem contar com ferramentas adequadas de auditoria antecipada, as empresas poderão arcar com pesadas multas ou até responder criminalmente por fraudes cometidas por terceiros na emissão ou uso das notas. No mínimo, estas empresas poderão passar pela incômoda situação de ter que se explicar sobre operações indevidas eventualmente cometidas por seus fornecedores.
Para as empresas de maior porte, que contam com sistemas de emissão e controle de NF-e integrados ao sistema de ERP, uma solução adequada é a contratação de softwares e serviços específicos para a gestão do ambiente de SPED Fiscal e Contábil. Elas não devem também abrir mão de ferramentas de auditoria, capazes de checar a correção e autenticidade de todos os documentos e ações ao longo da cadeia de negócios.
Os sistemas de auditoria e conformidade realizam o acompanhamento permanente de prazos e exigências relacionados às declarações e à escrituração legal das empresas, de modo a evitar prejuízos. Com isto, estas ferramentas podem não só evitar riscos legais por erro ou perda de prazo, mas também apoiar as empresas em políticas de melhor aproveitamento de isenções e descontos do governo federal ou dos Estados e municípios.

Alzemir Camilo

Fonte: TI Inside