NFS-e - Como preparar seu Sistema de Gestão (ERP) para emissão

[José Adriano]

O maior desafio da Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e) está na adaptação dos Sistemas de Gestão (ERP) aos portais das Prefeituras Municipais. Entretanto, há uma forma rápida de realizar a integração deste processo.

O Projeto do SPED, tendo como precursor principal a NF-e, trouxe uma mudança de paradigmas ao Fisco e aos contribuintes brasileiros. Esta evolução vem ocorrendo de forma muito rápida e começa a ganhar maior escala com a NFS-e nos municípios. A Nota Fiscal de Serviços Eletrônica já está fazendo parte da realidade de praticamente 7% dos municípios em todo o Brasil, ou seja, em mais de 370 cidades.

Mas diferentemente da NF-e, a NFS-e apresenta aspectos tecnológicos que trazem maior demanda às equipes de TI das empresas. A falta de um padrão de integração com os sistemas dos contribuintes é uma das principais dificuldades. Mas também há diferenças nas regras de comunicação, Certificação Digital, quantidade de informações e outras características que podem variar de acordo com cada prefeitura.

Opção para o ERP, mas com custo alto

Uma das formas de preparar o Sistema de Gestão para a emissão da NFS-e é desenvolvendo a comunicação com o Portal da Prefeitura. Essa não é uma atividade simples. Adequar a integração para uma prefeitura pode até valer a pena, mas se tratando de vários municípios, se torna inviável. Às vezes, o sentimento (ou feeling) do desenvolvedor é de que esse processo é fácil e rápido, mas é preciso analisar a fundo todas as atividades necessárias.

Dentre elas, podemos citar uma seqüência de trabalho. Primeiro devem ser levantadas as cidades onde a empresa possui filial e verificar quais desses municípios possuem a emissão através da NFS-e. No caso de uma empresa de software, é necessário elencar todas as cidades onde a empresa possui clientes e fazer a mesma pesquisa identificando quais possuem NFS-e.

Uma vez identificados os municípios, é necessário entender o que é e como funciona a NFS-e em cada uma dessas cidades. Deve-se obter junto aos municípios a documentação que explica detalhadamente como desenvolver a integração com o ambiente de recepção dos RPS’s. Depois, é preciso estudar cada documentação disponibilizada. Detalhe: Em geral, cada prefeitura possui uma forma diferente de integrar.

Indo para a programação, é preciso mapear as alterações necessárias e estruturar o ERP para receber tais alterações. Tendo o mapeamento finalizado, é preciso desenvolver (programar) as alterações respeitando as regras de comunicação e validação de cada prefeitura. Depois de implementar, é preciso testar.

Para testar, é necessário solicitar o credenciamento das filiais em cada uma das cidades e iniciar o envio dos arquivos. Conforme os arquivos vão sendo enviados, os ajustes no sistema vão ocorrendo em paralelo. No caso das empresas de software, é preciso identificar os clientes pilotos que auxiliaram nos testes e proceder da mesma forma, enviando os arquivos. Por fim, é necessário destinar uma equipe para controlar as mudanças de legislação em cada cidade e a efetuar a respectiva manutenção no sistema de NFS-e.

Trabalhoso não?

Opção viável para qualquer empresa, incluindo as desenvolvedoras de ERP

A opção mais viável e com menor custo é efetuar a integração com um sistema especialista em NFS-e. O sistema especialista em tem como finalidade permitir a integração facilitada com os municípios. Isso tira do ERP a necessidade de proceder com todas aquelas atividades citadas acima. Mas o que o ERP precisa fazer? Apenas desenvolver a exportação de um arquivo para o sistema de NFS-e.

O sistema de NFS-e funciona como um middleware, gateway ou mensageiro. Ele faz uma “ponte” entre o Sistema de Gestão e o ambiente da Prefeitura, tratando as regras de comunicação de cada município. Neste formato, o ERP precisa apenas criar a comunicação com o emissor de NFS-e, não com o ambiente de cada prefeitura. E, como o modelo de integração com o emissor de NFS-e é único, o ERP tem menor custo de desenvolvimento e manutenção.

A empresa desenvolvedora do software de gestão de NFS-e é responsável por pesquisar os municípios com nota eletrônica, estudar a documentação, implementar o desenvolvimento da integração, tratar as regras de comunicação, assinatura digital e manter conforme atualizações. Tudo isso para cada município. Desta forma ela desonera a empresa contribuinte, ou a empresa desenvolvedora de Sistemas de Gestão (ERP) de investimentos em tais atividades. O único investimento por parte delas é desenvolver a integração ERPEmissor NFS-e.

 

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