O SPED e o limão: ambos sozinhos são azedos, mas, em boa companhia são deliciosos - Parte 2

Por Sérgio Lopes

Nesta segunda parte do artigo continuarei com as sugestões de mudanças e inovações que você, amigo Contabilista, poderá introduzir, ainda no âmbito interno de sua Empresa de Serviços Contábeis, aproveitando o momento da consolidação do SPED que gradativamente vai ampliando seus módulos, suas funcionalidades e exigindo melhorias na organização, nos controles internos e na profissionalização dos serviços prestados aos clientes.

Agora minhas sugestões de mudanças e inovações são dirigidas aos processos internos de trabalho. Quero chamar sua atenção para que você olhe para dentro de sua Organização e avalie como seus processos de trabalho estão sendo executados; como as informações estão sendo armazenadas, protegidas e recuperadas; como os documentos dos seus clientes estão sendo arquivados e como você e seus colaboradores se comunicam com os clientes, prospectos, fornecedores, órgãos públicos, entidades e com o mercado em geral.

Observe que chamei sua atenção para quatro variáveis extremamente importantes dentro de sua empresa: processos, informações, documentos e comunicação. Minha sugestão é de que você aproveite este momento impar pelo qual todas as empresas estão passando por conta da implantação do SPED e avalie se a forma de tratamento que você está dando a estes temas atende os critérios de: eficiência, eficácia, rapidez, confiabilidade e segurança.

Vamos discutir cada um destes critérios, iniciando pela eficiência.

O que vem a ser eficiência se não a forma certa de se fazer as coisas. Neste aspecto, recomendo que você avalie seus processos internos de trabalho, buscando identificar seu fluxo, suas rotinas, seus gargalos, seus pontos de controle e seus indicadores de desempenho. Cada processo deve ser um conjunto de indicadores de desempenho que servem para sinalizar ao empresário como anda sua eficiência, qualidade e eficácia. Avalie, principalmente, se não há passos ou etapas dentro dos processos obsoletos e/ou descartáveis. Quanto mais eficientes forem seus processos, menores serão seus custos de produção.

No aspecto eficácia, minha recomendação é de que você aproveite o momento e avalie se seus processos internos estão atingindo os objetivos, ou seja, se estão entregando os resultados prometidos, não só a sua empresa, mas, em especial, aos seus clientes. Atender os objetivos é o que chamamos de eficácia.

Quanto à rapidez, sugerimos que sejam avaliados os cronogramas de execução dos processos internos, verificando se os prazos legais e os compromissados junto aos clientes estão sendo atendidos, se o delivery está de acordo com a expectativa vendida. Com os cronogramas e margens de erros cada vez mais reduzidas, por conta das exigências do SPED, a velocidade de atendimento às especificações e regras estabelecidas e aos prazos definidos pelos governos, federal, estadual e municipal, para cumprimento das obrigações tanto principais como as acessórias, passou a ser vital para a empresa de serviços contábeis.

Em busca da máxima segurança e da otimização do tempo empregado nas diversas etapas dos processos internos, recomendamos que você avalie se os recursos de TI (tecnologia da Informação) utilizados pela sua empresa, tanto o hardware como o software, estão alinhados às exigências dos novos tempos, se a confiabilidade dos arquivos de dados armazenados e das informações transmitidas aos Órgãos Públicos receptores está assegurada, se o processo de recuperação de dados e informações devido a perdas ocasionais é seguro, fácil e veloz, a fim de impedir que seus serviços sofram solução de continuidade e, em consequência, gere prejuízos de imagem e financeiros para a sua empresa.

Lembramos que os aspectos de confiabilidade e segurança devem ser avaliados de forma toda especial e com muita atenção, pois, com o advento do SPED, arquivos de documentos físicos e de dados virtuais, passaram a ter uma maior relevância tanto para geração e envio de informações corretas para o fisco, na velocidade exigida, como para a recuperação em caso de reprocessamento ou para comprovação de evidências quando solicitado pelo agente do Órgão Público.

Ainda sob esta ótica - confiabilidade e segurança - permito-me lhe sugerir que avalie seu “apetite de risco”, ou seja, como você trata as questões relacionadas ao risco potencial de perdas de arquivos e documentos em sua empresa, por qualquer que seja o motivo.

Para um melhor entendimento, reproduzimos aqui o conceito de Risco, conforme definido pelo Banco Central do Brasil em sua Resolução 3380, de 29/06/2006: “Risco é a possibilidade de ocorrência de perdas resultantes de falha, deficiência ou inadequação de processos internos, pessoas e sistemas ou de eventos externos”.

Alguns exemplos de riscos com os quais o empresário contábil deve se preocupar: riscos com o capital, com as informações, com os documentos, com as pessoas, com a tecnologia da informação, com o patrimônio.

Enfim, com a sua capacidade de recuperação em face de um sinistro, seja ele qual for.

Neste quesito - confiabilidade e segurança - vale usar e abusar de ações preventivas, que são ações que a empresa executa de caráter preventivo que visa impedir ou mitigar a ocorrência de eventos que coloquem em risco o seu negócio. Por exemplo: sistema de alarme, backups do servidor da rede fora da empresa, política formal para regulamentar o uso de computadores para interesse pessoal e/ou coibir o uso impróprio, armazenamento de documentos de clientes por empresas terceirizadas e especialistas no assunto etc.

O ideal é elaborar um plano de continuidade de negócios, o chamado Plano “B”, para colocar em prática imediatamente após a ocorrência de um evento fatídico que impeça sua empresa de operar em condições normais.

Adicionalmente, lembramos que atualmente o mercado segurador oferece não só seguros contra roubos e incêndios nos escritórios, mas, também de responsabilidade civil para cobrir riscos profissionais.

Enfim, aproveite este momento de ampliação e/ou implantação do SPED em seus clientes e não perca a oportunidade de introduzir as mudanças e inovações necessárias na SUA Empresa Contábil para torna-la cada vez mais: eficiente, eficaz, rápida, confiável e segura.

Não se esqueça, a hora é de se mostrar como um verdadeiro líder. Seja o primeiro a mudar. Assuma o comando da mudança e da inovação. Conduza a mudança para sobreviver e a inovação para crescer, se diferenciar e prosperar.