SPED - Obrigatoriedade da guarda dos documentos fiscais eletrônicos recebidos

Por Maicon Klug

Atualmente, muitas mídias falam da importância da gestão de documentos fiscais eletrônicos. Empresas desenvolvem softwares específicos para a gestão de NF-e (Nota Fiscal Eletrônica), NFS-e (Nota Fiscal de Serviço Eletrônica) e CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico) e divulgam os benefícios aos clientes. Muito conteúdo com notícias, dicas e melhores práticas são gerados e disponibilizados a todos para consulta.
Mesmo com tanta informação disponível, muitas empresas não se atentam ao processo de recebimento de documentos eletrônicos. Seja por falta de entendimento, por resistência às mudanças ou até mesmo por preferir “empurrar com a barriga”. Seja qual for o motivo, fica um alerta: receber, validar e armazenar os documentos fiscais eletrônicos recebidos é obrigatório.
O que diz a legislação?
Segue um trecho do ajuste SINIEF 07/05 que estabelece as regras de armazenamento das NF-e para a empresa destinatária (comprador):
Cláusula décima - O emitente e o destinatário deverão manter a NF-e em arquivo digital, sob sua guarda e responsabilidade, pelo prazo estabelecido na legislação tributária, mesmo que fora da empresa, devendo ser disponibilizado para a Administração Tributária quando solicitado.
Parágrafo 1º - O destinatário deverá verificar a validade e autenticidade da NF-e e a existência de Autorização de Uso da NF-e.
Quais são as penalidades?
O documento da NF-e é o arquivo XML, não o Danfe (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica). Caso a empresa não possua o documento de forma acessível, em uma auditoria do Fisco, as consequências podem ir além da aplicação de uma multa. A penalidade pode variar de um caso para outro, vai depender do entendimento do fiscal no momento da autuação.
A autuação pode ser feita por diferentes órgãos, como a Receita Federal ou a Secretaria da Fazenda Estadual. Como cada Estado possui legislação diferente, autuações em Estados diferentes sofrerão penalidades diferentes. E, além da aplicação de multa, se o fiscal julgar que há um crime contra a ordem tributária (Lei nº 8.137 de 27.12.1990) as consequências podem ainda ser pior.
Crimes contra a ordem tributária podem render uma pena de dois a cinco anos de reclusão, mais a aplicação de multa. É caracterizado crime contra a ordem tributária quando o contribuinte:
I- Omitir informação, ou prestar declaração falsa às autoridades fazendárias;
II - Fraudar a fiscalização tributária, inserindo elementos inexatos, ou omitindo operação de qualquer natureza, em documento ou livro exigido pela lei fiscal;
III -Falsificar ou alterar nota fiscal, fatura, duplicata, nota de venda, ou qualquer outro documento relativo à operação tributável;
IV - Elaborar, distribuir, fornecer, emitir ou utilizar documento que saiba ou deva saber falso ou inexato;
V - Negar ou deixar de fornecer, quando obrigatório, nota fiscal ou documento equivalente, relativa à venda de mercadoria ou prestação de serviço, efetivamente realizada, ou fornecê-la em desacordo com a legislação.
OBS: A falta de atendimento da exigência da autoridade no prazo de dez dias pode caracterizar este item.