SPED - As 7 dicas para o escritório contábil – parte 1

[Pollyana Flores Maciel]

Neste espaço apresentaremos periodicamente um conjunto de 7 Dicas para o Escritório Contábil com a intenção de contribuir na preparação dos profissionais para o atendimento às exigências do SPED. Estas dicas foram extraídas do livro SPED NO ESCRITÓRIO CONTÁBIL de autoria do professor Antonio Sérgio de Oliveira.

DICA 1 – DEFINIR EQUIPE RESPONSÁVEL

A primeira providencia a ser adotada no escritório é organizar uma equipe para tratar do assunto “Projeto SPED”, e conscientizar-se de que o tema realmente deve ser encarado como um projeto, ou seja, deverá contar com reuniões periódicas em datas pré estabelecidas, deverá ter um plano de ação com as tarefas a serem cumpridas e suas respectivas datas de conclusão. Esta equipe deverá possuir integrantes de diversos departamentos do escritório tais como:

• Proprietário
• Diretores
• Área fiscal
• Área contábil
• Departamento pessoal
• Financeiro
• Informática
• Visitador
• Legalização
• Abertura e encerramento

Sei que para a maioria dos escritórios esta idéia pode parecer utópica pois afinal de contas a realidade nua e crua é que uma boa parte não tem o hábito de se reunir para buscar soluções conjuntas para os problemas.
Mas creiam, isto será necessário. O SPED é uma obrigação que extrapola as fronteiras das áreas fiscal e contábil, gerando seus efeitos em praticamente todas as áreas o que torna recomendável, quase que obrigatório, que todos entendam e participem das discussões.

A presença do proprietário e dos diretores do escritório é de fundamental importância para o sucesso do projeto pois é a presença da cúpula da empresa que vai conferir credibilidade e força para a equipe. Medidas impopulares certamente deverão ser adotadas e se não houver um pulso forte da direção da empresa exigindo as mudanças os demais departamentos terão a tendência de deixar tudo com está. A natureza do ser humano é sempre resistir às mudanças, principalmente aquelas que na sua visão vão lhe dar mais trabalho ou modificar comportamentos já arraigados. A mudança traz desconforto no início e isso leva muitas pessoas a evitarem ao máximo que elas sejam implantadas.
Cabe às áreas fiscal/contábil o conhecimento profundo da legislação para que possam nortear as discussões entendendo e apontando as novas exigências para o restante do grupo.

A presença da área de informática é fundamental para a execução do projeto considerando que as informações serão todas prestadas através da confecção de arquivos digitais. A coleta de dados e o envio das informações dependerão em grande parte de programas de informática voltados para esta finalidade de atender ao SPED. Aqueles escritórios que já dispõem de um departamento de informática interno deverão incluí-lo na equipe que vai discutir o projeto, contudo aqueles escritórios menores e que ainda não contam com estes profissionais em sua estrutura deverão buscar no mercado parcerias que atendam a esta necessidade. Felizmente é cada vez maior o número de empresas de tecnologia fornecedoras de sistemas e produtos direcionados aos escritórios. A primeira palavra de ordem neste novo cenário é MUDANÇA. A segunda é PARCERIA. Os escritórios cada vez mais deverão buscar parceiros que lhe ajudem a viabilizar a coleta e organização de dados do cliente , o saneamento dos cadastros (clientes, produtos, fornecedores), o tratamento das informações na geração dos arquivos, armazenamento de arquivos digitais (xml principalmente) e até mesmo programas de auditoria voltados a realizar o cruzamento das informações nos diversos arquivos a serem enviados ao fisco.

(texto extraído do livro SPED NO ESCRITÓRIO CONTÁBIL em www.portaldosped.com.br)

 

*Antônio Sérgio de Oliveira é Contador, Administrador de Empresas, Pós Graduado em Gestão Pública, membro da equipe de palestrantes do CRC-SP, foi Consultor da área de impostos indiretos do Grupo IOB, foi Fiscal do CRC-SP, ministra aulas no SINDCONT-SP, CONTMATIC, SESCON-SP , ministrou aulas no SENAC, CIESP-ABC, SINDUSCON-SP,atuando na área fiscal há mais de 25 anos. Autor dos livros MANUAL DE SUBSTITUIÇÃO TRIBUTÁRIA DO ICMS , SPED/NF-e e SPED NO ESCRITÓRIO CONTÁBIL.

 

Por Antônio Sérgio de Oliveira

 

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[Marcos Roberto Urban]

Entendo que existe a necessidade de envolvimento do cliente (empresa) no projeto, pois é necessário esclarecer ao empresário que algumas práticas operacionais podem causar problemas na geração do SPED contábil e fiscal.