SPED - EFD-Contribuições - 10 dicas para gerar

Desde janeiro de 2012 as empresas enquadradas no Lucro Real realizam a entrega da obrigação acessória do SPED Contribuições. A partir de julho de 2012, empresas do Lucro Presumido também estarão enquadradas nesta exigência. Veja abaixo 10 dicas que poderão facilitar o processo de entrega desta declaração:

1 – Não deixe para iniciar o processo de geração do arquivo na última hora: A entrega do SPED Contribuições deverá ser feita até o 10º dia útil do segundo mês subsequente ao mês da escrituração fiscal. Quanto mais próximo da data de entrega mais difícil será de recuperar informações necessárias à validação.

2 – Atenção aos parâmetros iniciais: Assim como qualquer outra declaração fiscal, o SPED Contribuições também exige que os dados de identificação da empresa sejam consistentes de acordo com o CNPJ - Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica. Aproveite também para revisar as informações dos dados dos sócios e do contador responsável pela empresa.

3 – Utilize, sempre que possível, para a escrituração das Notas Fiscais o arquivo XML: O arquivo XML da Nota Fiscal é o seu aliado nessa declaração, por conter informações importantes, que não podem ser obtidas mesmo com a importação do DANFE pelo portal da Nota Fiscal Eletrônica.

4 – Tenha em mãos as Leis Complementares 10637/2002 e 10637/2003: Esta é a legislação que dispões sobre a cumulatividade e não-cumulatividade do PIS e da Cofins. Com base nessas informações, é possível validar o cálculo realizado pelo PVA – Programa Validador de Arquivos, assim como identificar as operações da sua escrituração e se a tributação está correta. Tome especial cuidado quanto aos créditos, no caso do regime não cumulativo.

5 – Cuidado no momento da validação dos valores em relação à DACON – Demonstrativo de Apurações de Contribuições Sociais: Apesar de informarmos nessa declaração o valor das bases de calculo de PIS e COFINS e suas incidências, a forma apresentada para chegar aos valores é com base direta no faturamento, quando o SPED Contribuições realiza todo o calculo com base nas operações, participantes e itens das operações, o que gera pequenas diferenças de valor entre as duas apurações. Segue abaixo um exemplo de verificação:
Vamos supor uma nota fiscal que apresenta o valor total de R$ 9780,20. Ao aplicar a alíquota de 7,6% Cofins e 1,65% de PIS teremos os valores de R$ 743,30 e R$ 161,37 respectivamente.

Essa mesma nota apurada no SPED Contribuições utilizará o lançamento dos Itens. Vejamos as informações abaixo:
Produtos Valor Cofins PIS
Item A 4314,92 327,93 71,20
Item B 1128,54 85,77 18,62
Item C 1370,15 104,13 22,61
Item D 1190,36 90,47 19,64
Item E 1776,23 134,99 29,31

Total da Venda: 9780,20
Total de Cofins: 743,29
Total de PIS: 161,38

Neste ambiente de simulação que descrevi acima, a diferença representa R$ 0,01
para cada contribuição, porém em um ambiente onde há vários itens em várias notas, dependendo do faturamento pode ser que a representação dos valores seja mais significativa. Isso pode ser considerado normal desde que comprovado que são diferenças geradas pelo arredondamento de valores.

6 – Classifique corretamente as Notas Fiscais de Entradas: Não é só por que uma
nota fiscal é recebida com o CFOP – Código Fiscal de Operações e Prestações – 5102 (Venda de mercadoria adquirida ou recebida de terceiros) ela será escriturada com 1102 (Compra para comercialização). Deve-se analisar se o destino desta mercadoria é revenda, uso e consumo, uso para beneficiamento, etc. Isso poderá influenciar diretamente na apuração da contribuição do PIS e da Cofins pois dependendo da operação, no Regime Não-Cumulativo poderá ou não compor a base de credito para a apuração da Contribuição. Outra análise de extrema importância é a destinação dos créditos em relação às saídas. A EFD Contribuições exige que cada crédito tenha sua destinação vinculada às saídas tributadas no mercado interno, não tributada no mercado interno, ou saídas para exportação.

7 – “Muita calma nessa hora”: Essa expressão cabe muito bem a essa declaração. Ao se deparar com erros relacionados à importação ou escrituração manual, clique sobre os links apresentados que o próprio PVA irá direcionar para o registro e a informação que está inconsistente na declaração. Leia com calma e atenção as informações apresentadas no relatório da validação.

8 – Cuidado em relação às “ADVERTÊNCIAS”: A Advertência não impede a entrega da declaração, porém há advertências que podem ocorrer sem que isso implique em problemas na declaração e há advertências que merecem uma atenção especial. Garanta que suas advertências sejam as que não irão implicar em futuros transtornos para sua empresa.

9 – Certifique-se sobre seu Certificado Digital: Para a entrega do SPED Contribuições a Receita exige a Assinatura Digital da empresa. Certifique-se de que seu Certificado é válido para a entrega do SPED Contribuições, se está dentro do prazo de validade e se está instalado corretamente. Estas informações poderão ser tomadas através das Unidades Certificadoras.

10 – Replique os ajustes para seu sistema de Escrituração: Ao identificar ajustes necessários na declaração do SPED Contribuições, realize-as no seu sistema de escrituração fiscal e gere o arquivo novamente. Como há outras declarações que devem ser geradas a partir dos mesmos dados e pelo sistema de Escrituração Fiscal, é importante manter a consistência das informações. Deve-se ajustar no PVA somente dados que não correspondam a informações geradas pelo sistema de escrituração fiscal, como por exemplo, Créditos Pertinentes a Ação Judicial no bloco 1.