TA obtém economia de R$ 50 mil por mês com adesão ao CT-e

Uma economia de R$ 50 mil por mês com a eliminação de impressão e armazenagem de formulários, e de postagens. Esse é o resultado contabilizado pela Transportadora Americana (TA) com a adesão ao Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e).
O valor obtido supera o montante inicial de R$ 20 mil por mês a partir da implantação do projeto, no início do ano passado. Na oportunidade, a estimativa de redução de custos tomava como referência o fato de que a companhia deixaria de emitir 100 mil documentos de Conhecimento de Transporte em formulário de papel contínuo.
“A nossa economia cresceu na medida em que aumentamos a quantidade de emissões de Conhecimentos de Transporte, que subiu de 100 para 150 mil por mês”, explica Shirley Cristina Rosseto, gerente de sistemas de informação da TA.
Segundo ela, também contribuiu para o aumento da economia a implementação do CT-e nas demais empresas do grupo – TA Express, TA Logística e Wind Express. A redução dos gastos com postagens é considerável, já que as faturas e os arquivos da CT-e são enviados aos clientes pela internet.
Assim, a economia de R$ 50 mil por mês representa 60% a mais do que o previsto inicialmente, ressalta Shirley.
Para o desenvolvimento do projeto de CT-e a TA contou com o apoio da Synchro Solução Fiscal Brasil, que desenvolveu o software DF-e Manager.
Os primeiros arquivos foram emitidos em março do ano passado, no Rio Grande do Sul. Ao longo do primeiro ano a companhia emitiu um milhão de CT-e.
O CT-e passou a fazer parte da rotina da TA em 2006, quando a empresa foi uma das selecionadas pelo Ministério da Fazenda para participar do projeto piloto.
De acordo com Shirley, a transportaram identificou na digitalização de documentos fiscais uma tendência que pode facilitar os processos empresariais.
“Atualmente cerca de 90% das notas fiscais enviadas junto com as mercadorias já vêm no formato de NF-e, e o CT-e é gerado justamente com base nos principais dados das notas fiscais. Sendo assim, como o documento original já nasce eletrônico, apenas damos continuidade ao processo, eliminando a necessidade de digitar tudo novamente”, diz.
Segundo ela, o sistema digital também elimina o risco de encontrar dados inválidos nas notas, pois eles já são conferidos eletronicamente antes de chegarem à transportadora. “Isso diminui os fatores de risco e desburocratiza o processo”, ressalta.
Apesar de sua complexidade, o processo de elaboração e validação do CT-e é bastante rápido. “O CT-e nasce no nosso TMS (Transportation Management System), onde é gerado um arquivo XML com os dados do conhecimento. Este arquivo é enviado para o software fiscal da Synchro, que gera lotes e os valida junto à Secretaria da Fazenda, obtendo a autorização para a impressão dos DACTEs (Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte Eletrônico) e para o início do transporte. Todo este processo leva menos de cinco segundos”, afirma.
Além de rápido, o sistema eletrônico permitiu que a companhia substituísse a impressão de, no mínimo, cinco vias de formulário para cada encomenda transportada, por apenas uma página de papel sulfite.
Para minimizar o impacto da implementação sobre os usuários, a TA, com base no suporte oferecido pela Synchro, desenvolveu estratégias para garantir que a interface para emissão do Conhecimento de Transporte continuasse a mesma, além de investir em políticas informativas.
“A Synchro amparou nossa estratégia de não interferir no processo habitual da empresa, de modo que o software não alterou em nada a rotina de nossos funcionários”. Enquanto isso, trabalhamos junto aos clientes para avisá-los com antecedência sobre as mudanças, afinal, eles deixaram de receber um formulário controlado e, no lugar, passaram a receber um papel simples, diz.
Com faturamento de R$ 210 milhões registrados no ano passado, a TA foi a primeira a emitir o CT-e em São Paulo, Rio de Janeiro, Espírito Santo, Santa Catarina, e a segunda em Minas Gerais e no Rio Grande do Sul. Por enquanto, a emissão da versão eletrônica do documento é obrigatória apenas no Mato Grosso.
A companhia emite 95% de seus Conhecimentos de Transporte no modelo digital. Desde março de 2009 já foram emitidos mais de dois milhões e meio de CT-e, que hoje contabilizam 95% dos mais de 150 mil Conhecimentos de Transporte mensais emitidos pela empresa.