Auditoria digital: entenda o que é e quais seus principais benefícios

[José Adriano]

Por José Carlos Fortes

A auditoria contábil e fiscal é desenvolvida historicamente mediante o exame de documentos, registros, livros e demonstrações contábeis, compreendendo ainda a inspeções e obtenção de informações de fontes internas e externas, tudo normalmente por meio de amostragens e focada nos eventos que alteraram a representação desse patrimônio da organização num determinado período, em geral anualmente.

No âmbito fiscal, entretanto, essa abordagem vem passando por importantes mudanças, notadamente na periodicidade e na abrangência do que se examina. Esta nova realidade aflorou e vem se intensificando a partir da implantação do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) por parte do fisco, nos mais diversos níveis e segmentos de empresas, envolvendo os seus departamentos, desde a emissão das notas fiscais, passando pela movimentação de estoque até alcançar a totalidade das informações contábeis.

Diante deste novo cenário surge a auditoria digital como um fator e instrumento de prevenção que o empresário pode se utilizar visando evitar transtornos junto ao fisco.

A auditoria prévia focada no cruzamento das informações tem por objetivo identificar eventuais equívocos ou falhas nos controles das empresas de modo que o contribuinte possa fazer os ajustes e as adequadas retificações. Sabemos que manter-se em dia com as obrigações fiscais é um grande desafio para as empresas brasileiras.

Para evitar problemas, a dica é contar com uma auditoria digital prévia — recurso tecnológico que facilita a “fiscalização particular” por utilizar arquivos digitais.

Neste trabalho os dados fiscais são cruzados e analisados, permitindo a verificação de inconsistências e possibilitando à equipe da contabilidade ou da auditoria interna — responsável por acessar o sistema — fazer correções e evitar prejuízos futuros.

Para ajudar na compreensão dos empresários em geral, sobretudo os pequenos e médios a conviver melhor com esses controles, vamos apresentar os benefícios e as vantagens dessa ferramenta tecnológica. Confira!

Benefícios da auditoria digital

A praticidade é uma das marcas desse tipo de auditoria que pode ser feita a distância. Imagine que uma empresa contrata uma consultoria para verificar o cumprimento das obrigações fiscais. Nesse caso, o serviço pode ser realizado apenas em um ambiente virtual, dispensando a presença de auditores na organização.

A agilidade e o baixo custo também são aspectos que devem ser levados em consideração. Por ser uma ação feita na esfera virtual, a auditoria tem um tempo de duração menor do que na modalidade convencional, influenciando no valor cobrado pelo serviço.

O avanço tecnológico tornou a auditoria digital um recurso fundamental para as empresas conquistarem excelentes resultados fiscais, caso estejam em situação regular. É possível destacar 4 vantagens interessantes!

1. Facilidade em corrigir irregularidades

Por ser feita de maneira totalmente digital, esse tipo de auditoria realiza diversas análises complexas em pouco tempo. Assim, reduz a espera entre a submissão dos documentos e a análise dos dados.

Dessa forma, a empresa terá mais condições de corrigir eventuais erros e ficar menos tempo em situação irregular, reduzindo consideravelmente as chances de ser penalizada pelo Fisco.

2. Confiabilidade das informações

Por ser automática, essa modalidade de auditoria em geral permite que os dados sejam mais confiáveis, pois não estão expostos ao erro humano. Ao adotar uma ferramenta tecnológica para análise das informações fiscais, a empresa terá a certeza de que está em situação regular.

Ou seja, as chances de ser aberto um processo fiscal ou de ter problemas com a fiscalização são praticamente nulas. Com certeza, isso aumenta a credibilidade da organização — o que é muito importante no cenário atual.

3. Garantia de respeitar a lei

A complexa Legislação Brasileira exige das empresas e dos demais contribuintes uma série de obrigações fiscais. Sem dúvida, é necessário utilizar ferramentas que propicie à companhia condições de operar de acordo com a lei.

Ao cruzar dados e valores, essa modalidade de auditoria encontra com facilidade diferenças relativas às obrigações fiscais e seus reflexos, contribuindo para eliminar qualquer ação que prejudique a regularidade do empreendimento.

A transparência, a qualidade da gestão e o respeito ao consumidor e às leis são fatores cada vez mais valorizados no mercado e fortalecem o crescimento sustentável dos negócios. As empresas que utilizam a auditoria digital já deram um passo importante para consolidar uma imagem pautada na credibilidade e na eficiência, além de minimizar eventuais riscos fiscais.

4. Abrangência

A auditoria digital normalmente não trabalha com amostras. Alcança a totalidade dos dados e informações objeto do trabalho. Se é feita, por exemplo, no estoque da empresa, envolvendo compras, vendas, inventário e seus reflexos, o cruzamento dos dados é realizado em toda a movimentação de modo a identificar as possíveis falhas que possam comprometer a empresa.

Assim, diante das circunstâncias e das facilidades da tecnologia, tanto para o fisco quanto para as empresas, é sempre prudente o contribuinte passar a adotar uma posição mais cuidadosa, auditando previamente os dados e informações que estão sendo enviados ao fisco.

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[Otto Fuchshuber]

A auditoria financeira também chamada contábil não se restringe a " exame de documentos, registros, livros e demonstrações contábeis, compreendendo ainda a inspeções e obtenção de informações de fontes internas e externas, tudo normalmente por meio de amostragens e focada nos eventos que alteraram a representação desse patrimônio da organização". Na realidade a espinha dorsal é o estudo e avaliação dos controles internos. Na medida em que foi surgindo a informatização das empresas, a parte da auditoria dedicada à área informáica passou a ser chamada de auditoria de sistemas. Um livro mais recente sobre o assunto chama-se Financial Auditing with Information Technology e com subtítulo Meeting the challenge of Cloud Computing, Unstructured Data and Intangible Assets (autor J. Christopher Westland - PHDe CPA - Credere Press 2014) - tradução livre: Auditoria Financeira Com Tecnoloiga de Informação - Deparando-se com os desafios de Computação nas Nuvens, Dados não Estruturados e Ativos Intangíveis.