Guarda da NF-e e do CT-e tiram o sono de muitas empresas

Exigida já há alguns anos, a emissão da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) e do Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) trouxe mudanças no setor fiscal e exigiu grande mobilização dos departamentos de TI das empresas brasileiras. Atualmente, os sistemas desenvolvidos para atender estas exigências estão mais estáveis e confiáveis. Contudo, a NF-e e a CT-e ainda não deixaram de ser uma preocupação para as empresas.

O grande desafio agora é o que fazer com os documentos recebidos. Legalmente, quem recebe o arquivo XML tem a obrigação de guardá-lo e certificar-se de que ele é um arquivo válido. Imagine que o processo de recebimento de NF-e ou CT-e antes era pegar a nota fiscal já com o caminhão na porta da empresa, fazer a conferência física, seguir com a entrada no sistema e arquivamento do documento fiscal.

Com a entrada dos documentos eletrônicos temos o processo iniciando não mais com a chegada do caminhão, mas antes mesmo deste sair do fornecedor. No momento da emissão da nota com o envio do XML, o mesmo sendo recebido, inicia-se o processo de recebimento. Na chegada da mercadoria é obrigação garantir que o XML já esteja na empresa e ainda validar o mesmo na respectiva Secretaria da Fazenda (SEFAZ).

Essas mudanças não trouxeram só complicações, mas sim muitas possibilidades de melhorias no processo – desde a inclusão da data de emissão da NF-e no fornecedor em relatórios de planejamento da produção até ao ponto de negociar com os fornecedores a saída do caminhão somente após a validação do XML contra o pedido de compra, garantindo assim um ganho de tempo considerável no recebimento da mercadoria.

As empresas que já possuem a recepção de NF-e e CT-e automatizadas afirmam que sem o recebimento automático teriam um desgaste enorme para consultar a validade e arquivar os XMLs. Com essa solução as empresas ganham tempo de entrada da mercadoria e ainda em segurança da informação.

A tecnologia corre atrás ou na frente para apoiar o negócio. A maioria dos sistemas de mensageria é capaz de receber e de validar estes arquivos, mas muitos poucos conseguem comparar o XML com o que está escriturado no ERP, deixando o recebedor “às cegas”, sem a certeza de ter um XML válido para toda entrada realizada na empresa.

A preocupação com o passivo gerado por esse processo tem surgido com maior força na pauta das discussões de melhorias para o ano de 2012. As empresas já não sabem por quanto tempo conseguem conviver com essa desconformidade legal ou com o atraso no processo de recebimento. Mais uma vez, é preciso unir forças entre a tecnologia e o negócio para evitar perdas e gerar ganhos.

As exigências do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) vieram para melhorar a relação entre as empresas e o fisco, fazendo com que este processo seja mais transparente e a fiscalização possa ser mais bem realizada. Mas as organizações podem e devem aproveitar estas obrigações para se modernizar e otimizar as atividades.

*Fernando Lino é Diretor de Negócios SAP ECC da Veratis.