eSocial - Eventos Trabalhistas por Amostragem - Análise de Conformidade

[José Adriano]

Por Zenaide Carvalho

O Sr. Leonardo Amorim, profissional que já citei aqui e postei artigos (muito bem) escritos por ele, fez um levantamento sobre as "conformidades" em quatro rotinas executadas em escritórios contábeis na área de pessoal.

O levantamento é alarmante: mais da metade das rotinas estão sendo executadas extemporaneamente, ou seja, FORA DO PRAZO LEGAL.

Não vou falar mais para não tirar o gostinho de ler no link que posto a seguir, mas fica o alerta: essas informações fora do prazo poderão levar as empresas a receber multas!

http://www.zenaide.com.br/

E-SOCIAL

 

EVENTOS TRABALHISTAS POR AMOSTRAGEM

 

ANÁLISE DE CONFORMIDADE

 

Por Leonardo Amorim

 

 

 

 

A E-SOCIAL impõe uma nova forma de registro trabalhista, onde os prazos para escrituração refletem o previsto na legislação competente. Um dos temas que envolvem o modelo operacional da E-SOCIAL está nas possíveis trilhas de auditoria que podem ser identificadas na execução do modelo até então divulgado pelo comitê gestor do projeto.

 

Fala-se muito em conformidade, em termos teóricos, e não vejo melhor forma de apresenta-la que não seja por meio de análises comparativas envolvendo situações reais,  para que as partes interessadas (empregadores, contabilistas, empresas de TI e o fisco) possam ter ciência melhor dos problemas e desafios impostos pelo projeto.

 

Neste aspecto, imaginando uma hipotética vigência, será possível ao Ministério do Trabalho e Emprego (MTE), por exemplo, mapear de forma bem detalhada, não somente os dados analíticos sobre os eventos, qualificados pelo sequenciamento lógico, mas também o momento em que foram devidamente formalizados pelos empregadores, e se a respectiva ocorrência se deu dentro das normas observando ou não os prazos legalmente estabelecidos para cada situação.

 

Cabe lembrar que os prazos não são da E-SOCIAL, e sim da legislação aplicável. Foi pensando nisso que realizei um levantamento de quatro eventos trabalhistas em um escritório contábil com 132 clientes, com uma massa média mensal de 1.598 trabalhadores, entre os meses de junho e agosto deste ano. Na amostragem, foram selecionados os seguintes tipos de eventos:

 

1.     ADMISSÃO;

2.     ACIDENTE DE TRABALHO;

3.     AVISO PRÉVIO RESCISÓRIO (A PEDIDO DO EMPREGADO OU DO EMPREGADOR);

4.     AVISO DE DISPENSA (DEMISSÃO SUMÁRIA POR PARTE DO EMPREGADOR).

 

 

 

 

OBJETIVO

 

O objetivo do levantamento foi possibilitar um diagnóstico mais preciso sobre os níveis de conformidade sobre a escrituração de determinados eventos trabalhistas observando não as atuais obrigações (RAIS, DIRF, MANAD, CAGED, GFIP), mas os critérios determinados pela legislação sobre os prazos para efetivação dos registros ora em análise.

 

 

 

 

FORMULÁRIO DE COLETA

 

Foram autorizados, para publicação neste artigo, os dados consolidados e formatados a partir da coleta por meio de formulários (fichas) contendo as seguintes informações:

 

                                                            MEIO DE COMUNICAÇÃO:   (  ) EMAIL    ( ) WEB ON LINE     ( ) MALOTE

 

                                                            EVENTO TRABALHISTA:  ( ) ADMISSÃO      ( ) ACIDENTE DE TRABALHO     ( ) AVISO PRÉVIO RESCISÓRIO    ( ) AVISO DE DISPENSA

                                                                                                     ( ) FÉRIAS             ( ) RETENÇÕES DE TRIBUTOS

 

                                                            DATA DA ESCRITURAÇÃO:

 

                                                            HORA DA ESCRITURAÇÃO:

 

                                                            CONFORMIDADE: ( ) SIM ( ) NÃO

 

                                                            CÓDIGO DO OPERADOR:

 

                                                            CÓDIGO DO EMPREGADOR:

 

                                                            CÓDIGO DO TRABALHADOR:

 

 

 

NIVÉIS DE SEGURANÇA

 

O modelo de levantamento, por ser bem simples de ser praticado, teve ampla aceitação entre os colaboradores, e se transformou em um exercício diário de análise de casos, por demandar essencialmente uma tomada de registro não apenas no ato do evento em si, por um simples formulário, mas ao mesmo tempo, por exigir também que os operadores interpretassem se havia ou não a conformidade.

 

Sendo assim, é necessário que o colaborador do DP tenha conhecimento pleno sobre prazos e normas para que os resultados compilados estejam dentro dos níveis de segurança da análise global ou por cliente.  Em outras palavras, é fundamental que a equipe de DP esteja bem articulada e seja bem conhecedora das normas e processos, para que possam critica-los adequadamente. 

 

 

 

 

 

MODELO QUANTITATIVO

 

Após a consolidação dos dados, observou-se que os eventos de férias e retenções de tributos não foram devidamente registrados quanto aos propósitos do levantamento: Foram identificadas omissões e alguns problemas de interpretação, e ao se tentar estabelecer estimativas por modelos quantitativos, o padrão do intervalo de confiança ficou no máximo em 63,38%, desqualificando os eventos em questão.

 

Os demais eventos não precisaram passar por modelos de estimativas, e foram aceitos. Os formulários preenchidos representam a totalidade dos eventos ocorridos no período observado.

 

Como contraprova, um levantamento no sistema de folha de pagamento confirmou a totalidade dos eventos selecionados para a pesquisa, proporcionando a ausência de omissões, proporcionando margem de 0% de erro quanto a esse quesito.  O mesmo critério foi usado para identificar as omissões dos quesitos excluídos da consolidação.

 

Apesar de ter o universo (100% dos fatos) também foram reavaliadas, por critério de amostragem, a aplicação da tipologia dos eventos e as interpretações de conformidade ou não, adotadas pelos colaboradores do escritório. O intervalo de confiança da pesquisa por amostragem ficou em 98,26%.

 

O modelo de revisão foi mais uma contraprova para dar segurança sobre a identificação dos eventos, por parte dos colaboradores, assim como se a interpretação sobre a conformidade estava certa ou não.

 

 

 

 

CRITÉRIOS DE TIPOLOGIA E QUALIFICAÇÃO

 

A tipologia demandou a definição imediata sobre o tipo de evento a ser escriturado, não ocasionando em maiores problemas para os usuários; definir o que é uma admissão, uma CAT, um aviso prévio rescisório e um aviso de dispensa, é algo bem simples dentro de um ambiente de DP. Porém, foram estabelecidas regras para a qualificação do registro quanto à conformidade.

 

1.     Um evento só pode ser  classificado como estando “em conformidade” se TODOS os dados necessários a sua escrituração estiverem disponíveis ao operador do sistema dentro do PRAZO legal previsto no ato da escrituração ;

 

2.     Havendo atraso na escrituração provocado pela equipe do DP, mesmo ocorrendo a entrega dentro do prazo por parte do empregador, o evento será classificado como fora do prazo, e será segregado para apuração de índice de extemporaneidade originado pela equipe do DP (índices não disponíveis nesta síntese). Foram poucos casos neste contexto, cujos formulários foram separados para avaliação “caso a caso”.

 

Exemplo 1: A informação de que um determinado trabalhador será admitido, mesmo com até 1  dia de antecedência, mas sem todos os registros e processos previstos (não informação do ASO, por exemplo) para a sua escrituração, também foi classificada como “fora da conformidade”. O princípio é de que a informação deve ser disponibilizada no prazo e de forma completa.

 

Exemplo 2: Um Aviso Prévio Rescisório informado com todos os dados por parte do empregador, mas escriturado fora do prazo (retroativamente) por parte da equipe do DP, foi classificado fora da conformidade e marcado para avaliação da equipe de gestão para o E-SOCIAL do escritório.

 

 

 

 

RESULTADOS

 

As admissões variaram em índices de 16% a 24% quanto à conformidade, um resultado baixíssimo. O melhor resultado foi em agosto, após intensa campanha junto aos empregadores. A Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT) ficou entre 8% e 18%.

 

 

Cabe salientar que os poucos casos (4) envolvendo as CATs registradas dentro da conformidade, ocorreram em uma única empresa (cliente do escritório) que dispõe de uma equipe de RH e uma base de apoio formada por um especialista em DP, que dentro de um determinado prazo assumirá todo o processamento da carteira trabalhista. Todos os demais casos foram comunicados nos intervalos de 4 a 23 dias do ocorrido, ficando totalmente fora da conformidade. Ou seja: Se retirarmos as CATs  de um mesmo cliente, o índice de não conformidade vai para 100% (29 casos).

 

Os índices para o Aviso Prévio Rescisório (APR) ficaram entre 10% e 15%. Foram contabilizados os APRs emitidos por conta dos empregadores ou dos trabalhadores. Os índices de Aviso de Dispensa (AD) flutuaram entre 6% e 22%.

 

 

 

 

Sobre os ADs, em alguns casos, a conformidade se verificou maior apenas nas situações em que as rescisões precisaram ser homologadas em sindicatos ou unidades do MTE. Mesmo assim, os casos em que os empregadores ordenaram a manipulação de datas de início de aviso prévio ou de demissão, para aparentemente cumprir prazos de homologação e quitação das verbas rescisórias, foram classificados como estando em “não conformidade”, considerando ser uma prática com efeito retroativo e não adequada aos padrões infralegais vigentes.

 

Cabe salientar que os pedidos de demissão sumários (sem aviso prévio), não fizeram parte do estudo, assim como as demissões ocorridas por justa causa.

 

 

 

MELHORES PRÁTICAS

 

Com os formulários apurados e os dados consolidados, foi obtido o índice de 16,65% de conformidade. Ou seja: a cada 100 eventos (dos tipos de eventos selecionados), cerca de 83 estariam sujeitos a algum tipo de irregularidade.

 

Apenas nos quatro eventos analisados, poderiam ser geradas, por mês,  258 ocorrências de escrituração fora do prazo. Isto não quer dizer que serão todas convertidas em infrações, mas que estão passivas de tal ocorrência.

 

 

 

Se o objetivo do trabalho foi possibilitar um diagnóstico mais preciso sobre os problemas de cumprimento de prazos, mesmo que trabalhando apenas quatro  eventos, outros objetivos podem ser derivados da aplicação e considerações sobre esta avaliação.

 

No escritório pesquisado, os colaboradores são constantemente treinados e a cartilha de práticas trabalhistas foi revisada incluindo tópicos sobre a importância de se observar prazos.

 

O estudo também provou empiricamente que os demais setores ainda estão desconectados de certos propósitos comuns. Por isso, passaram a receber boletins sobre casos em que ficou evidente a ineficiência do processo de integração das informações. Por isso, reuniões estão sendo promovidas semanalmente para analisar como as informações podem ter um melhor fluxo dentro do plano de atividades do escritório e dos clientes.

 

Não se trata de ser um trabalho por causa apenas da E-SOCIAL, mas principalmente, sobre a necessidade de ser uma atividade proativa diante dos processos fiscalizadores. Então, quatro questões foram pensadas para serem debatidas e trabalhadas para que no próximo levantamento, previsto para o primeiro trimestre de 2015, sejam apurados melhores índices:

 

1.    Uma campanha para uso de ferramentas pela internet está sendo disseminada entre os clientes, seja por email ou por atendimento via web site. Fiocu a pendência de que uma parte considerável dos clientes ainda mantêm o uso de malotes, o que torna o processo de comunicação bastante moroso. No gráfico a seguir, demonstra-se como as informações costumam chegar ao departamento do escritório. Notou-se no mês de JULHO, um aumento nos modos via internet, muito em parte devido a uma campanha maciça de estímulo de uso das ferramentas, porém, bastou o ímpeto da campanha diminuir em AGOSTO, que os índices voltaram aos patamares de JUNHO;

 

 

2.    Foram solicitados relatórios com mais detalhes, no sistema interno do escritório, que possam dispor cruzamentos  de registros dos eventos com o o momento do registro (data/hora) da ocorrência, ficando a análise de conformidade ou não, a ser observada pelos colaboradores do DP, “caso a caso”;

 

3.    Um modelo de TERMO DE REPONSABILIDADE está sendo trabalhado para os clientes que continuarem com baixos índices de conformidade. A finalidade é dar sempre um tom pedagógico à questão sem deixar de promover esclarecimentos sobre as responsabilidades das partes envolvidas;

 

4.    Um banco de dados está sendo organizado para dar a cada empregador o diagnóstico preciso de conformidade, alertando-os sobre os riscos da não observância de prazos e estabelecendo metas para melhoria de índices, um trabalho que deverá ser feito pelos organizadores do escritório “caso a caso” na base do “corpo a corpo”, usando constantemente estratégias baseadas em franco diálogo.

 

 

 

 

 

CONSIDERAÇÕES FINAIS

 

É prudente considerar que o trabalho é pontual. Contudo, é razoável questionar se será mesmo provável que em torno de 12 a 24 meses (como se pode estimar a entrada da E-SOCIAL pelos seus gestores), será possível que os empregadores brasileiros, em sua maioria, possam apresentar índices de conformidade aceitáveis e que não coloquem em risco a própria viabilidade da E-SOCIAL.

 

Seria interessante que os próprios gestores da E-SOCIAL considerassem a aplicação de uma pesquisa mais ampla, em nível nacional, para que seja dado um diagnóstico mais minucioso sobre a realidade operacional de escritórios e empregadores, e não baseado apenas em suposições, muitas vezes rasas e certamente, infundadas, levando em conta que as bases de informações das atuais obrigações acessórias não possibilitam um levantamento dessa natureza.

 

Imagino que, ao ignorar a necessidade de diagnósticos mais precisos, os atuais gestores da E-SOCIAL podem estar colocando em risco a execução do próprio modelo. Talvez, seja esse um dos maiores entraves ao fechamento do projeto.

 

Assim, o maior desafio não será a finalização dos leiautes, mas a comprovação da viabilidade do modelo operacional.

 

E por falar em viabilidade operacional, fica no ar uma simples questão: Será que os membros do comitê gestor possuem certeza quanto a isso?

http://www.llconsult.com.br/nll/2014/n1400179.htm