SPED - NF-e - Dúvidas e Respostas sobre Adoção e Emissão

[Mazé, Fatto Consultoria]

Na rotina fiscal, algumas dúvidas sobre a NF-e ainda persistem, seja na adoção, seja na emissão. Para auxiliar os profissionais da área, seguem algumas perguntas mais comuns sobre adoção, obrigatoriedade e emissão da NF-e, com respostas oficiais dos Portais da NF- e e RICMS/SP:

1. Quais os tipos de documentos fiscais em papel que a NF-e substitui?
A legislação nacional permite que a NF-e substitua apenas a chamada nota fiscal modelo 1 / 1A, que é utilizada, em regra, para documentar transações comerciais com mercadorias entre pessoas jurídicas e a Nota Fiscal de Produtor, modelo 4.

Não se destina a substituir os outros modelos de documentos fiscais existentes na legislação como, por exemplo, a Nota Fiscal a Consumidor (modelo 2) ou o Cupom Fiscal. Os documentos que não foram substituídos pela NF-e devem continuar a ser emitidos de acordo com a legislação em vigor.

2. Minha empresa estava obrigada a emitir NF-e devido às atividades desenvolvidas por uma de suas filiais. Essa filial acabou sendo fechada. Persiste a obrigatoriedade para os demais estabelecimentos?
A obrigatoriedade decorre das atividades praticadas pela empresa, e se a empresa não praticar em nenhum momento as atividades enquadradas na obrigatoriedade, nem de forma eventual e nem como atividade não-principal, não estará obrigada. No caso de uma empresa antes obrigada deixar de ser enquadrada na obrigatoriedade, continuará credenciada como emissora de NF-e, porém passará de emissora obrigada para emissora voluntária. Cabe ressaltar que a troca da situação de emissor obrigado para emissor voluntário deve ser solicitada à repartição fiscal da jurisdição do estabelecimento.

3. Para quais tipos de operações (ex: entrada, saída, importação, exportação, simples remessa) a NF-e pode ser utilizada?

A NF-e substitui a Nota Fiscal Modelo 1 e 1-A em todas as hipóteses previstas na legislação em que estes documentos possam ser utilizados. Isso inclui, por exemplo: a Nota Fiscal de entrada, operações de importação, operações de exportação, operações interestaduais ou ainda operações de simples remessa.

Veja o que a legislação dispõe sobre obrigatoriedade e operações:

Nacional

• O Ajuste SINIEF 07/2005 instituiu nacionalmente a Nota Fiscal Eletrônica e o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica - DANFE;
• O Ato Cotepe/ICMS 03/2009 dispõe sobre as especificações técnicas da Nota Fiscal Eletrônica - NF-e, do Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica - DANFE e dos Pedidos de Concessão de Uso, Cancelamento, Inutilização e Consulta a Cadastro, via WebServices, conforme disposto no Ajuste SINIEF 07/05.
• O Protocolo ICMS 10/07 dispõe sobre a obrigatoriedade de emissão de NF-e.
• O Protocolo ICMS 42/09 estabelece a obrigatoriedade da utilização da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) em substituição à Nota Fiscal, modelo 1 ou 1-A, pelo critério de CNAE e operações com os destinatários que especifica.

Paulista

• No Estado de São Paulo está em vigor a Portaria CAT 162/2008, que dispõe sobre a emissão da Nota Fiscal Eletrônica e do DANFE, bem como do credenciamento de contribuintes e da obrigatoriedade de emissão de NF-e no Estado de São Paulo.
  

4. A Nota Fiscal Eletrônica e o seu documento auxiliar – DANFE - podem ser utilizados para documentar vendas de mercadorias a Órgãos Públicos (Administração Direta ou Indireta) e empresas públicas?
Sim, a Nota Fiscal Eletrônica pode ser utilizada em substituição à Nota Fiscal em papel modelo 1 ou 1A em todas as operações documentadas por este tipo de documento fiscal, inclusive nas vendas a Órgãos Públicos e empresas públicas.

O DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) é uma representação gráfica simplificada da NF-e e tem como funções, dentre outras, conter a chave de acesso da NF-e (permitindo assim a consulta às suas informações na Internet) e acompanhar a mercadoria em trânsito.

O Órgão Público receberá o DANFE juntamente com a mercadoria e deverá realizar a verificação da validade da assinatura digital e a autenticidade do arquivo digital da NF-e (o destinatário tem à disposição o aplicativo “visualizador”, desenvolvido pela Receita Federal do Brasil) e a concessão da Autorização de Uso da NF-e, mediante consulta eletrônica à Secretaria da Fazenda.

Realizada a consulta descrita acima e verificada a existência e a validade da NF-e, o DANFE poderá ser utilizado como documento hábil para a comprovação documental junto à auditoria do Tribunal de Contas, em substituição às Notas Fiscais em papel modelos 1 ou 1A.

5. A obrigatoriedade em emitir a NF-e alcança as empresas enquadradas no Simples Nacional?
Sim. O fato de uma empresa estar enquadrada no Simples Nacional não a exclui da obrigatoriedade de emitir a NF-e, se ela praticar uma das atividades que tornem compulsória a adoção deste tipo de documento fiscal. Da mesma forma, as empresas enquadradas no Simples Nacional que não estiverem obrigadas poderão, voluntariamente, aderir à emissão de NF-e.

Mazé, Fatto Consultoria