SPED - As 7 dicas para o escritório contábil – parte 7

[Pollyana Flores Maciel]

Neste espaço apresentaremos periodicamente um conjunto de 7 Dicas para o Escritório Contábil com a intenção de contribuir na preparação dos profissionais para o atendimento às exigências do SPED. Estas dicas foram extraídas do livro SPED NO ESCRITÓRIO CONTÁBIL de autoria do professor Antonio Sérgio de Oliveira.

DICA 7 – REALIZAR TREINAMENTOS PERIÓDICOS (FUNCIONÁRIOS DO ESCRITÓRIO E DOS CLIENTES)

A equipe criada para cuidar do sped no escritório da qual tratamos na DICA 1, deverá estabelecer as necessidades e criar uma rotina para treinamento dos funcionários do escritório e também para os funcionários dos clientes. Sim para os funcionários dos clientes também !!!

Estamos falando de um cenário em que novas informações serão requeridas, será exigida maior exatidão no preenchimento de notas fiscais, documentos e obrigações acessórias.
O escritório contábil, que é o destino final dos documentos da empresa, recebe as informações e documentos depois que as operações já aconteceram, em muitos casos, bem depois, ocasião em que às vezes não dá para fazer mais nada para consertar.

O caminho é o escritório contábil, além de se fazer se presente na empresa como vimos na DICA 6, orientar constantemente os colaboradores do cliente.

Mas é necessário também que o pessoal do escritório esteja afiado nas mudanças, no conhecimento da legislação, nas implicações das mudanças em cada cliente. Falamos em criar uma equipe para discutir o sped, porém este grupo deverá repassar os conhecimentos, as decisões para todos os outros funcionários. Desde o dono do escritório até a telefonista, passando pelo visitador e o office-boy.

A telefonista, o visitador, o boy, a recepcionista são peças importantes pois mesmo não atuando diretamente nas áreas tributárias do escritório são aqueles que estão em contato freqüente com o cliente, são os que recebem e encaminham as solicitações do cliente e por isso precisam saber o que é o sped, o que é uma nf-e, um XML, para quem deve ser encaminhado os documentos, quem são os funcionários do escritório responsáveis pelo envio do XML, pela informática, pelo armazenamento digital etc.

Já do lado cliente o primeiro treinamento é dizer o que é e o que significará este Projeto SPED. Orientar sobre a necessidade de manter os cadastros em ordem, oferecer conhecimentos básicos de impostos em geral para a emissão de nota fiscal, alertar para a obrigatoriedade de conferência do danfe e do dacte (documento auxiliar que representará o CT-e- Conhecimento de Transporte Eletrônico), indicar cursos, palestras, literaturas que estejam ao alcance do entendimento desses funcionários do cliente, e inclusive orientar o cliente quanto ao maior cuidado na hora de contratar um funcionário pois a partir de agora será necessário que para alguns postos o funcionário possua conhecimentos básicos de emissão de documentos e tributação fiscal.

Comprador e vendedor no cliente também precisam estar atentos ao sped pois são eles os responsáveis pelos cadastros dos clientes e fornecedores. Cada empresa deverá ter sua política de armazenamento digital. No caso das vendas o vendedor e o faturista precisam saber para onde enviar o xml dos clientes e das transportadoras. No caso de compras é recomendável a empresar criar um e-mail centralizador ( nf-e@empresa teste.com.br) para onde os fornecedores e transportadoras deverão enviar o xml. Ainda neste ponto é importante criar alguma regra para garantir a chegada do xml, como por exemplo só receber a mercadoria fisicamente se o xml já tiver sido recebido. A regra que for estabelecida caberá ao comprador comunicar a clientes e transportadoras.

Os funcionários que recebem as compras e/ou despacham as vendas também devem ser orientados para a conferencia do danfe e do dacte assim que chegarem à empresa.
O faturista precisa estar ciente de que a nota eletrônica ao ser emitida vai direto para as mãos do fisco.
Deve ser estabelecida uma agenda de treinamentos permanentes ao longo do ano já que ambos, legislação e funcionários, mudam frequentemente.

Para isso se faz importante a celebração de parcerias com empresas de treinamento ou consultores que possam acompanhar e assessorar o escritório nesta necessidade.
(texto extraído do livro SPED NO ESCRITÓRIO CONTÁBIL em www.portaldosped.com.br)

Por Antônio Sérgio de Oliveira

 

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