SPED e as PMEs - Falta de profissionais capacitados e tecnologia

[BlueTax]

Por Silvio Carlos Valentini

Há cinco anos as grandes organizações já fazem a entrega eletrônica do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped). As grandes empresas, até antes da data prevista para o início deste novo modelo de fiscalização, já tinham iniciado o processo de mudança, com a compra de soluções tecnológicas e treinamento de funcionários. Mas este não é o cenário dos pequenos empresários, que ainda lutam para entregar o arquivo sem erros e, fora isso, não se adequaram para ter seus processos contábeis e fiscais integrados em uma única plataforma de gestão.

A boa notícia é que o governo voltou atrás e a multa para quem não atender às exigências do Sped passou de R$5 mil por mês de atraso para R$100 até R$1.500, de acordo com o porte da empresa, o que vem a calhar para o pequeno empresário. Porém, a realidade é uma só: o sistema mudou e todos terão que se adequar.

As mudanças assustam, mas o sistema não é nenhum bicho de sete cabeças. Nesta etapa o investimento em soluções de gestão é fundamental, já que o Sped é gerado através de um fluxo único de informação, ou seja, existe a necessidade de ser gerado na própria empresa. Além da dificuldade em informatizar seus processos e tratá-los de forma integrada, outro grande responsável pelos erros recorrentes é justamente o mal de grande parte dos brasileiros – deixar a ação para última hora, o que pode complicar ainda mais a entrega dos dados.

Os erros mais frequentes na entrega do Sped encontram-se na classificação fiscal, classificação tributária, no valor dos impostos e até nos dados de clientes e fornecedores. E muitos deles ocorrem pela falta de planejamento em estar com as informações acuradas antes da data de entrega e pelo não mapeamento e saneamento das informações. Os processos são simples e o primeiro passo para não errar é o saneamento das tabelas, a conferência do cenário da empresa e a conferência das apurações. Um bom mapeamento deve prever todas as situações e gerar o arquivo para entrega com mínimo de erros.

Algumas dicas para maior eficiência e eficácia nos processos:

Primeiro: Análise das informações

É importante que a empresa tenha no seu quadro de funcionários um colaborador responsável pelo saneamento das informações, as entradas, saídas, estoques, vendas, contabilidade e operações fiscais.

Segundo: Cuidado com estoque

É comum ainda encontrar pequenas empresas que nunca tiveram controle do seu estoque e até hoje possuem resistência em criar uma cultura de tratamento de estoque. Deve-se ter acuracidade do estoque, principalmente produto acabado e embalagem.

Terceiro: Estar atento às datas

Infelizmente, grande parte dos brasileiros está habituada a entregar tudo no último dia. Planejar a entrega é fator essencial para evitar erros, é o planejamento do tempo e obrigações.

Muitos empresários vem de origem não administrativa, ou seja, poucos acreditam no retorno futuro, e apresentam a mentalidade de “vender o almoço para ganhar a janta”, pensando somente no retorno imediato. O Sped pode até trazer dor de cabeça no começo, durante o processo de aculturamento, mas os benefícios são muitos, que vão desde a eliminação de papel à redução de concorrência desleal, já que propicia maior facilidade na fiscalização por parte das administrações tributárias, de forma a evitar a sonegação fiscal.

Além da adequação ao Sped Fiscal e Contábil, as empresas precisam ficar atentas às novas obrigações que estão por vir, como o Sped Social, que vai reunir informações da folha de pagamento e das obrigações trabalhistas, previdenciárias e fiscais.

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