Como estão guardando as NFes em arquivo digital?

[Neila Moura]

Colegas, boa noite!

 

Preciso encontar a melhor forma de guardar os arquivos XMLs das NFes. Como vocês estão fazendo? Têm empresas que salvam os arquivos um por um e colocam em CDs. Quero mais opiniões, para escolher a melhor forma.

 

 E também, como estão agindo com as empresas que não mandam esses arquivos, mesmo depois de ligar várias vezes solicitando?

 

Agradeço desde já,

 

Neila Moura

[Geraldo Nunes]

Neila,

Depende do nº de NF-e's que você emite. A solução mais econômica - em dinheiro e tempo - para quem emite menos que 4 mil NF-e's/mês é através de Saas.

Na entrada, normalmente o controle que está sendo feito em várias empresas é que no momento do pagamento, o financeiro consulta a contabilidade/setor fiscal para saber se foi recebido o arquivo XML. Se não foi, ele envia uma correspondência via e-mail ao fornecedor avisando que para o pagamento é necessário que o mesmo regularize a situação, enviando o XML.

Há empresas que são mais radicais e, dependendo da política de cada empresa, nem recebe a carga.


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Atenciosamente,
Geraldo Nunes
Belo Horizonte/MG
(31)8653-5246
[e-mail]

[Neila Moura]

Geraldo, boa tarde!


Muito obrigada pela resposta, irei verificar a viabilidade de usar essa forma.

Agradeço pela atenção,

[Leopoldo de Miranda Gomes]

Eu tenho um pouco mais de trabalho, mais está funcionando bem, crie um email específico só para arquivios XML, crie uma pasta separadas por mês, ao final de cada mês, baixamos para o computador, depois fazemos Back UP`s em cd-R. Acho um pouco trabalhoso, mais temos de ficar em alerta com o fisco.

[Edson Paludo]

Boa tarde Neila,

Complementando as respostas dos colegas Geraldo e Leopoldo, uma terceira saida mais radical seria contratar um provedor para hospedar os XML's, isso para que o contador que foi no passado chamado de "guarda livros' não seja chamado apartir de agora de 'guarda arquivos digitais" rsrs... É sabido que isto terá um custo, porem dependendo do numero de xml's que tenha em um periodo, a copia para midias (HD, Pen drive, CD's) é sempre passivel de perca ou corrupção.

Abraços

Edson

[Neila Moura]

Leopoldo e Edson, bom dia!

Agradeço imensamente pela atenção.

Leopoldo, estamos adotando o procedimento citado por você, mas como recebemos em torno de 1.000 notas mensalmente, não estamos conseguindo cobrar e salvar os arquivos, por isso procuramos outra alternativa, para que nos preocupemos apenas em cobrar e conferir os aquivos. Esta medida está sendo adotada por algumas empresas que entramos em contato, mas eles têm uma pessoa apenas para isso. Por essa razão precisamos avaliar se é melhor usar um programa.

Edson, é uma boa alteranativa a sua dica.
Levarei a diretoria todas as opções citadas para que eles decidam qual a melhor opção em custo e benefício para empresa.

Agradeço pelas respostas.

Abçs,

Neila