A qualidade de dados é essencial para o avanço do Sped no Brasil

[José Adriano]

Publicado em: 31/08/2009

Por Carlos Nogueira

O Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) promoveu uma oportuna limpeza e fluidez no “sistema circulatório” das empresas. Exceto para as companhias que tinham como fator de sucesso do seu negócio andar “fora da linha”.
A imposição das saudáveis práticas que o SPED traz certamente vai tornar as atividades fiscais e contábeis das empresas mais eficazes e menos onerosas. Às que só visitavam as fronteiras das boas práticas fiscais inadvertidamente, por processos internos vulneráveis ou até mesmo por problemas de baixa qualidade nos dados, terão de se adequar rapidamente às exigências do Sistema Público de Escrituração Digital.
No entanto, o SPED não é só um emaranhado de normas, regras e exigências. O Sistema trouxe uma série de benefícios como, por exemplo, a economia de papel e de espaço de armazenamento das informações; a diminuição das fraudes involuntárias e suas indesejáveis conseqüências; a maior rapidez no acesso a informações e a redução de custos administrativos. Além de seus desdobramentos e de outras vantagens indiretas, como menos tempo em auditorias, transparência etc.
Enfim, dado que o SPED é fato, no médio prazo será bom para todos os agentes do mercado que o ambiente de negócios fique mais transparente, previsível e confiável. Então, quais os gargalos que impedem a adoção massiva do SPED pelas empresas brasileiras? Oficializado em janeiro de 2007, o Sistema deveria entrar em operação em 31 de maio de 2009, mas o prazo foi adiado para 30 de setembro desse ano. Um dos motivos alegados para a prorrogação do prazo, segundo declarações na mídia de um porta-voz da Receita Federal, seria a dificuldade de adaptação das bases de dados das companhias ao padrão requerido pelo SPED. Ou seja, a qualidade de dados está no cerne da adoção do SPED no Brasil.
Um dos fatores críticos de sucesso na implantação do SPED é a revisão e atualização dos cadastros obrigatórios: clientes, fornecedores, empresas, produtos, impostos, plano de contas, centros de custo, configuração de livros, entre outros. É muito comum as empresas focarem a solução na integração de seus processos fiscais e contábeis com os sistemas da Receita, perdendo de vista o fato de que o conteúdo enviado é igualmente importante. Esse é o maior desafio: garantir que as informações enviadas para a Receita serão validadas.
Também é muito comum encontrarmos, mesmo nas empresas que já possuem ERP, sistemas legados ou processos manuais que complementam ou estendem os processos suportados pelo ERP. Nesse cenário, é normal existirem visões diferentes das mesmas entidades organizacionais mantidas nos cadastros (do ERP, dos sistemas legados, ou mesmo de outras fontes) provocando a duplicidade de registros e inconsistência de dados.
Uma das tarefas mais árduas é a harmonização dos dados dos cadastros para eliminar erros de contabilização e reportes. A qualidade de dados é, assim, essencial para acelerar a tarefa e para garantir a sua efetividade.
Agrava o cenário o fato de que os dados enviados para a Receita devem estar sempre atualizados, o que significa ser essencial a criação de processos recorrentes de qualificação e atualização de dados. Isto é um duplo desafio, pois garantir informações corretas a cada transação pode impactar a performance operacional, especialmente em momentos de pico de demanda.
Alguns caminhos se anunciam: fazer um diagnóstico recorrente da base de dados, identificando cadastros inconsistentes que sequer poderiam ser submetidas a uma consulta na Receita Federal; para os cadastros de já clientes: manter uma rotina de atualização da base de dados de clientes, prevenindo-se para as novas transações; para os novos clientes: pré-qualificar bases de prospects potenciais, tornando a primeira venda mais fácil e ágil; qualificar preventivamente, “overnight”, evitando os períodos de pico. Todos eles visam endereçar problemas como a eliminação de duplicidades, correção e atualização dos cadastros de clientes.
Estes problemas tem diversas origens, desde os ruídos inerentes à coleta de dados no campo, até registros equivocados no próprio fornecedor da informação.
Para as empresas que nunca deram a devida relevância a este componente da sua performance de negócios (o que os otimistas classificariam como uma oportunidade), o primeiro passo é conhecer o tamanho do problema (para os realistas). A partir do diagnóstico da qualidade da base de cadastros de clientes, pode-se formular a estratégia de qualidade de dados adequada às necessidades de cada empresa, definindo racionalmente as freqüências, abrangências e riscos toleráveis.
Na execução da estratégia de qualidade de dados, fatores essenciais merecem atenção também. Além da eficiência da ferramenta e seu desempenho, a qualidade das bases de conhecimento que a alimentam também faz toda a diferença.
Finalmente, como em qualquer processo crítico de negócio, acompanhar a evolução da qualidade de dados é essencial para que se garanta que, na hora da verdade, a transação e seu faturamento sejam realizados.
A solução adotada deve ser capaz de se adaptar às regras de negócio, que definem a periodicidade de atualização, e de enviar alertas de cadastros inconsistentes, mantendo o atendimento ao SPED. Mais ou menos simples, essas alternativas, ou outras que minimizem os riscos de perda de eficiência operacional, significarão RESULTADOS.
Irresistível, uma conclusão acidental: tendo estas informações sobre os clientes atualizada, deduplicada e rica, surgem inúmeras oportunidades de negócio, decorrentes de se ter a visão única de cliente – e não mais uma visão múltipla de transações, algumas dissociadas dos clientes que as originaram. A visão única permitirá a correta avaliação de oportunidades de desenvolvimento dos clientes, melhor foco no atendimento e, essencial, eficácia no faturamento. E não é que o SPED ajudará mesmo?!

http://www.linhadecodigo.com.br/Noticia.aspx?id=1800