Muito mais do que uma simples Nota Fiscal

[Pollyana Flores Maciel]

A entrada em vigor da lei que estabeleceu o uso da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) promoveu uma série de avanços na maneira em que as empresas informam ao Fisco sobre produtos vendidos e serviços prestados. É inegável que todo o sistema ficou mais prático, reduziu consideravelmente o uso de papéis com o uso do meio de digital e, acima de tudo, deu um duro golpe na sonegação, que continua sendo um grande problema no Brasil.
Por outro lado, muitas empresas não vêm se atentando ao grande número de detalhes que envolvem a emissão das notas eletrônicas e controle posterior de todos os documentos emitidos e, caso não sejam tomados cuidados básicos, isso pode resultar em pesadas multas e penalidades para os empresários. Para piorar o cenário, especialistas apontam que 2011 deve ser o ano em que haverá um grande movimento de fiscalização por parte da Receita Federal.
Para evitar que a sua empresa seja autuada, é preciso estar atento a todo o processo que envolve a Nota Fiscal Eletrônica, principalmente no que diz respeito às validações necessárias e armazenamento, e não apenas à sua emissão e recebimento. É lei: para que seja totalmente regularizada, cada NF-e emitida deve ser enviada para a Secretaria da Fazenda, que verificará se a mesma é válida e autorizará seu envio para quem compra um produto ou toma um serviço.
Já o receptor da nota tem a obrigação de checar a situação de cada Nota Fiscal Eletrônica e caso esteja correta, armazená-la em meios eletrônicos por cinco anos. Vale um alerta: o Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica (DANFE) deve ser usado apenas para mercadorias em trânsito, não valendo efetivamente como Nota Fiscal.
O problema é que muitas empresas, tanto emissoras quanto receptoras, estão deixando de lado esse processo de validação, gerando acúmulo de notas problemáticas, e até armazenando DANFE como Nota Fiscal. Outras até fazem a verificação, mas arquivam a NF-e de forma desorganizada, podendo não encontrá-las quando solicitadas por um fiscal. É por essas e outras que muitos acreditam que exista uma “bomba próxima a explodir” no ano que vem com o aumento da fiscalização.
Ainda que o cenário possa parecer pessimista, existem formas de garantir que a empresa que está em dia com seus tributos não seja autuada simplesmente por não ter os documentos corretos. Uma alternativa viável e segura é a terceirização de todo o processo que envolve a verificação e o armazenamento correto destes documentos por empresas especializadas. Por meio de tecnologia da informação, a NF-e emitida é carregada em um portal, que já faz toda a checagem da validade da nota e comunica esse status ao emissor. Feito isso, é enviado um e-mail ao receptor para que ele “baixe” a nota no portal, tornando impossível que ele alegue, posteriormente, que não recebeu o documento. O mesmo serviço confere notas fiscais recebidas e as armazena pelo tempo necessário.
Fique atento aos procedimentos corretos e certifique-se de que sua empresa está dando a devida atenção à Nota Fiscal Eletrônica. Caso haja falha em algum dos processos, não deixe de procurar ajuda para que o problema não se torne ainda maior no futuro. É mais simples do que parece!

Renato Lui é sócio diretor da CCDE

http://www.tiinside.com.br/24/11/2010/muito-mais-do-que-uma-simples...